Як зберігати накази

створіть журнал наказів, де будуть реєструватися всі накази по організації. Журнал повинен бути обов`язково прошитий і пронумерований, що виключає приписки або видалення сторінок.

Журнал повинен містити певні графи. Приблизний зміст граф може бути таким: графа, де вказується номер запису за порядком, графа з датою наказу, графа з коротким змістом наказу, графа з номером наказу, графа, де співробітник залишає позначку про ознайомлення з даним наказом. Додатково може бути заведена графа із зазначенням місця зберігання наказу (папки або бокс).

Усе накази повинні бути розсортовані по папках: накази про прийом і звільнення працівників (кадрові накази), накази, де відображені заохочення співробітників, направлення їх у відрядження і в відпустки, накази, відображають основну діяльність організації. якщо накази мають відмінні терміни зберігання, то для них створюються окремі папки.

Система зберігання наказів повинна бути чіткою, систематизованої і забезпечувати безперервність привласнених наказам номерів. Це особливо актуально при вилученні наказу для роботи. Рекомендується при цьому робити ксерокопію вилученого наказу - це дозволить уникнути плутанини.

Усе накази повинні бути надруковані на фірмовому бланку організації. В такому випадку друк на наказі не обов`язкова. Якщо ж наказ роздрукований на простому аркуші паперу, то на ньому повинна стояти печатка організації.

Якщо на підприємстві прийнята електронна система зберігання наказів, то вона повинна бути єдиною по всій організації. Доступ до електронних наказам повинні мати співробітники, які мають право ставити свій підпис на цих документах. Дуже зручно в такому випадку застосування ЕЦП (електронного цифрового підпису). Журнал наказів рекомендується роздруковувати в будь-якому випадку.