Як позначити накази

Наказ - документ, що має велике практичне значення. У ньому вказується якесь конкретне дію: прийом і звільнення працівника, дисциплінарне стягнення, необхідність впровадження нової технології і багато іншого. Діловод повинен забезпечити зберігання цього виду документів і можливість швидко знайти потрібний. Для цього кожному з наказом присвоюється унікальний ідентифікаційний номер.

Вам знадобиться

- накази;
- журнал обліку;
- інструкція з кадрового діловодства;
- 2 або 3 швидкозшивачі.

Інструкція

Форма реєстрації наказів жорстко не регламентована законодавством. Існує типова інструкція, видана Росархивом 27 листопада 2000 року, де зазначено, що нумерація наказів по особовому складу і основної діяльності повинна вестися окремо в межах календарного року. Якщо ви працюєте в невеликій фірмі, де секретар виконує і роботу діловода - заведіть 3 швидкозшивачі та 3 журналу реєстрації.

Складіть інструкцію з діловодства. Вона може складатися всього з декількох пунктів. Вкажіть, які накази повинні зберігатися 5 років, а які - 75. Напишіть, на які масиви діляться накази по вашому підприємству і як ви вирішили їх позначати. Накази з основної діяльності зазвичай нумеруються порядковим номером, а кадрові - номером і буквою. Наприклад, номер може виглядати як «Наказ №2-л / с» або «Наказ №2-к». Для документів з різним терміном зберігання придумайте різні позначення. Наприклад, короткострокові можна позначати як кадрові, а тривалі - як по особовому складу.

розділіть накази по кадрам на 2 частини по термінами зберігання. Документи про надання чергового або навчального відпустки, короткостроковій відрядженні, заохочення та дисциплінарні стягнення зберігаються 5 років. Накази про зарахування на роботу, переведення, звільнення, тривалих відрядженнях і тривалих відпустках підшийте в іншу папку. На обкладинках скоросшивателей напишіть назву папки і термін зберігання. Накази з основної діяльності підшийте окремо

У великих фірмах накази оформляють різні служби. Документацію по основній діяльності, як правило, веде секретар, а з особового складу - відділ кадрів. Відповідно, у кожного свій швидкозшивач і свої книги обліку. Спеціалісту відділу кадрів досить завести 2 книги і 2 папки, розділивши документи за термінами зберігання. Однак при дуже великому документообіг нерідко кожну папку ділять за видами наказів. Якщо у вас на підприємстві прийнята роздільна система зберігання - все одно нумеруйте накази по порядку в межах загального масиву і реєструйте їх в одному журналі.

Накази з основної діяльності можуть стосуватися не тільки всієї фірми, а й окремих підрозділів. Розробіть код для кожного відділу або управління. Це може бути літера або цифра. Не забудьте, що позначення наказів по основній діяльності повинно відрізнятися від того, яке прийнято в кадровому діловодстві вашої фірми. Нумерація і в цьому випадку йде в межах загального масиву "основна діяльність".

Зверніть увагу

Нерідко трапляється, що діловод приходить на підприємство, де до цього ніхто не подбав про порядок, документи переплутані і нумеровались абияк. У нового співробітника виникає бажання у всьому цьому розібратися і перенумерувати то, що вже є. Подумайте, чи варто це робити. Розібрати накази по масивах і за термінами зберігання, безумовно, має сенс. Але міняти позначення кадрових наказів не слід. Номер повинен в точності збігатися з тим, який проставлений у трудовій книжці прийнятого на роботу або звільненого. Це може виявитися дуже важливим в разі будь-якого надзвичайної події. Наприклад, якщо виникне конфліктна ситуація і працівник буде вирішувати трудовий спір у суді. Зрозуміло, номер і дата на самому документі повинні відповідати даним в реєстраційній книзі.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!