При оформленні кадрових наказів необхідно велику увагу приділяти їх юридичним значенням. Для володіння законною силою, вони повинні містити ряд необхідних реквізитів, в тому числі реєстраційний індекс або, по-іншому, номер документа. Правила реєстрації наказів визначаються локальним документом установи, але існують також загальнопоширені правила.
Інструкція
1
Порядковий номер наказу по кадрам є також його реєстраційним номером (індексом). Нумерацію всіх наказів (розпоряджень) з кадрів ведіть протягом делопроізводітельного року окремо для кожної групи розпорядчих документів в спеціальних реєстраційних формах.
Делопроізводітельний рік зазвичай збігається з календарним (1 січня - 31 грудня). Але є винятки, наприклад, установи культури, освіти і т.п., канцелярський рік в яких починається 1 вересня.
2
Для початку розмежуйте всі накази по окремим групам. Розділіть паперу відповідно їх терміну зберігання на документи довгострокового зберігання і документи короткострокового зберігання.
У великих організаціях, які налічують велику кількість працівників, для зручності виділіть в межах масиву наказів з однаковим терміном зберігання декілька груп по однорідної тематики.
Наприклад, документи довгострокового зберігання можна розділити на групи: накази про прийом, накази про звільнення, накази про переведення. А папери короткострокового зберігання можна розмежувати на серії: накази про відпустки, накази про відрядження.
В організаціях з дуже великою штатною чисельністю іноді доводиться розробляти літерні позначення наказів по кожній категорії персоналу.
3
Далі кожну з цих груп наказів по особовому складу зареєструйте в спеціальних формах. Як реєстраційної форми можна використовувати журнал, реєстраційно-контрольні картки або систему електронного документообігу. У кожної з цих форм є свої переваги і недоліки.
Реєстраційно-контрольні картки і електронні картотеки, які зазвичай дублюють один одного, більш зручні для систематизації і пошуку. Реєстраційні журнали забезпечують більшу інформаційну безпеку.
Реєстраційні форми не мають суворого стандарту, але зазвичай містять такі дані:
- дата;
- порядковий номер наказу;
- хто підписав (посада, прізвище);
- короткий зміст наказу;
- заснування;
- виконавець.
4
Тепер, щоб нумерувати накази по кадрам, вам досить заглянути у відповідний журнал і привласнити документу черговий індекс.
Увага, тільки СЬОГОДНІ! Статті за темою "Як нумерувати кадрові накази"