У лівому верхньому кутку напишіть назву структурного підрозділу підприємства, де ви оформлені, відповідно до штатного розкладу.

У правому верхньому куті впишіть найменування організації відповідно до установчих документів або прізвище, ім`я, по батькові фізичної особи, якщо організаційно-правова форма компанії - індивідуальний підприємець. Вкажіть прізвище, ініціали першої особи фірми, назва займаної посади відповідно до штатного розкладу в давальному відмінку.

У лівій стороні аркуша під назвою структурного підрозділу впишіть назву документа великими літерами. Потім вкажіть дату написання пояснювальної записки. Напишіть тему даного документа. Наприклад, з приводу відсутності на робочому місці або запізнення.

У змісті пояснювальної записки впишіть ваше прізвище, ім`я, по батькові відповідно до документа, що посвідчує особу, назва займаної вами посади відповідно до штатного розкладу, назва структурного підрозділу. Наприклад: «Я, Іванов Іван Іванович, бухгалтер за розрахунками заробітної плати відділу бухгалтерії».

Потім вкажіть, з якої причини ви були відсутні на робочому місці або запізнилися на роботу. Наприклад: «Запізнився 15.11.2011р. на дві години у зв`язку з поломкою автомобіля і подальшого його ремонту ». Необхідно враховувати, що причина повинна бути поважною.

Впишіть в пояснювальну записку, чи є у вас документи, що підтверджують причину відсутності вас на робочому місці або запізнення на певний час. Якщо таких документів немає, напишіть, що їх немає. Якщо підтверджуючий документ є у вас на руках, вкажіть його назву і прикладіть до пояснювальної записки. Якщо ж у вас є свідки, які можуть підтвердити дану причину, напишіть їх прізвища і посади, якщо вони працюють на цьому ж підприємстві.

Напишіть назву займаної вами посади, прізвище, ініціали, поставте особистий підпис на пояснювальній записці.

Уніфікованої форми доповідної записки не існує, але багато організацій створюють бланк записки конкретно для даного підприємства. Даний документ рекомендується складати на аркуші формату А4. У правому верхньому куті впишіть назву структурного підрозділу, керівник якого пише дану доповідну записку. Вкажіть найменування вашої компанії відповідно до установчих документів або прізвище, ім`я, по батькові фізичної особи відповідно до документа, що посвідчує особу, якщо організаційно-правова форма підприємства - індивідуальний підприємець.

Посередині аркуша напишіть великими літерами назва документа. Вкажіть фактичну дату складання документа, надайте доповідній записці порядковий номер.

Вкажіть тему доповідної записки, яка відповідає причини її складання. Якщо документ пишеться про відрядження, то вона відповідає відрядженню співробітника даного відділу в певне підприємство (впишіть його найменування).

У змісті доповідної записки вкажіть причину, по якій слід відрядити працівника в певну організацію. Так як в даній статті розглядається написання записки про відрядження, то слід вписати прізвище, ім`я, по батькові, займану посаду співробітника, що направляється у відрядження. Напишіть, для чого необхідно відрядити даного працівника, тобто вкажіть мета відрядження, якої в даному випадку може виступати ведення переговорів, підписання документації і так далі.

Впишіть посаду керівника структурного підрозділу відповідно до штатного розкладу, його прізвище, ім`я, по батькові. Обличчя, що становить доповідну записку, ставить свій особистий підпис.

Доповідна записка направляється директору компанії, який в разі позитивного рішення проставляє на документі резолюцію з датою і підписом.