Спочатку визначитеся з тим, який відгук ви будете писати. Якщо ви прийняли рішення охарактеризувати працівника і його діяльність позитивно, пишіть в подібному контексті, негативно - приводите інші доводи.

На аркуші паперу в центрі пишіть слово "відгук", Після цього потрібно описувати в логічній послідовності: коли працівник влаштувався на роботу, чи були кар`єрні підвищення на посаді, перерахуйте дати, найменування та термін перебування на заміщаються посадах. Опишіть перелік обов`язків і ступінь їх виконання працівником. Вкажіть, чи були за весь період заохочення, якісь стягнення, штрафи, прогули. Уникайте повторів і емоційних фраз. Постарайтеся максимально освітити сферу діяльності працівника.

Після цього переходите в опису особистості. Детально розпишіть ділові якості, моральні принципи працівника. Можете трохи написати про його взаємини в колективі, наскільки він пунктуальний і обов`язковий. Чи присутній витримка і здатність йти на компроміси. Важливою є і інформація щодо схильності працівника до конфліктів.

На завершення викладіть свою думку, яке склалося за період трудової діяльності про конкретний працівника. Можливо, ви дасте оцінку його якостей, прикладіть результати його трудової діяльності, наприклад, звіти, документи, копії довідок і т.д.

Після цього поставте свій підпис і дату складання відкликання. Обов`язково завірте написане гербовою печаткою. Бажано виготовити документ в декількох примірниках - це особливо важливо при направленні на атестацію або підвищення кваліфікації, оскільки окремий екземпляр прикладається до особової справи працівника.

Характеристика з місця роботи не має офіційного формату. Але для того щоб вона була грамотною, необхідно дотримуватися певного "шаблону". Цей шаблон являє собою опис всіх якостей співробітника, включаючи негативні. Перед заповненням вирішите для себе, з якою метою ви пишіть відгук. Не забувайте, що характеристика істотно відрізняється від рекомендації.

Сам процес заповнення відкликання нагадує собою написання розгорнутих відповідей про якостях співробітника.

Насамперед назвіть ім`я, по батькові, прізвище і дату народження вашого колишнього працівника. У цьому ж пункті вкажіть рівень його освіти (тобто всі навчальні заклади, які співробітник закінчив і в яких, можливо, продовжує навчання). Тут же можна вказати сімейний стан підлеглого, наявність дітей.

Напишіть назву організації, від якої дається ця характеристика- вкажіть посаду співробітника, опишіть обов`язки, які він виконував або виконує. Перерахуйте позитивні якості, якими володіє працівник, рівень його професійної підготовки, дайте відомості про досягнення і нагороди. Якщо співробітник закінчував спецкурси з підвищення кваліфікації, надайте відомості про ці курсах.

Нижче вкажіть негативні якості співробітника, якщо такі є, опишіть стягнення і порушення дисципліни.

У завершальній частині характеристики вкажіть мета її складання.

Характеристика повинна бути підписана керівником. Крім підпису рекомендується вказувати свої контактні дані. Це потрібно на випадок, якщо у адресата відкликання виникнуть будь-які питання до вас. Підпис посвідчіть печаткою вашої організації. Поруч з печаткою і вашим підписом вкажіть дату видачі характеристики.

Зазвичай відгук складається у двох примірниках. Оригінал передайте за призначенням, а копію залиште в своїй організації.