Як оформити документи для здачі в архів
Оформлення документів для здачі в архів здійснюється після завершення року. Таким чином готують документи до зберігання в зв`язку з встановленими правилами. Залежно від термінів зберігання, а також цінності документів, справи оформляються повністю або за спрощеною системою.
1
Складіть номенклатуру справ для документів тимчасового зберігання (до 10 років включно). Перевірте правильність формування справи (чи немає там документів з постійним терміном зберігання). Справи залиште на скоросшивателях, вони повинні бути систематизовані по номенклатурі справ і нумерувати їх не потрібно. В архів справи здаються по номенклатурі справ.
2
Для справ довготривалого зберігання (понад 10 років) здійснюється:
1. Обкладинка справи (підшиваються в тверду папку або обкладинку міцною ниткою в чотири проколи або можуть бути переплетені).
2. Нумерація аркушів (здійснюється чорним графітним олівцем у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа).
3. Складання засвідчувального напису (вказуєте скільки подшито листів, чи є пошкодження, підписуєте і ставите дату).
4. Складання внутрішнього опису документів (для справ з особливо цінними документами, особових, судових і слідчих справ та ін.). В кінці опису вкажіть кількість документів у справі та кількість аркушів опису.
5. Оформлення всіх реквізитів обкладинки справи (найменування установи, структурного підрозділу, діловодний індекс справи, заголовок справи, термін зберігання справи.
1. Обкладинка справи (підшиваються в тверду папку або обкладинку міцною ниткою в чотири проколи або можуть бути переплетені).
2. Нумерація аркушів (здійснюється чорним графітним олівцем у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа).
3. Складання засвідчувального напису (вказуєте скільки подшито листів, чи є пошкодження, підписуєте і ставите дату).
4. Складання внутрішнього опису документів (для справ з особливо цінними документами, особових, судових і слідчих справ та ін.). В кінці опису вкажіть кількість документів у справі та кількість аркушів опису.
5. Оформлення всіх реквізитів обкладинки справи (найменування установи, структурного підрозділу, діловодний індекс справи, заголовок справи, термін зберігання справи.
3
На документи постійного або довготривалого терміну зберігання складіть опис. Вона повинна включати в себе індивідуальний номер справи, а також розкривати в заголовку справи його зміст і склад. В описі також обов`язково повинен бути вказаний термін зберігання справи. Вкажіть кількість справ і номер першого і останнього справи, поставте підпис і дату. На справи з особового складу складається окремий опис.
4
Здайте підготовлені справи в архів. Працівник архіву у вашій присутності перевірить по номенклатурі або яке описано кількість справ, зробить заверительную напис, відзначить номера відсутніх справ, поставить дату прийому-передачі справ. Опис скріплюється підписами осіб, які здійснили прийом-передачу справ.
Статті за темою "Як оформити документи для здачі в архів"
Оцініть, будь ласка статтю