Як знищити документи

Ознайомтеся з порядком знищення документів. Він поширюється як на документи на паперових носіях, так і на ті, що виконані в електронній формі. Знищуються зазвичай документи, які втратили практичне значення і мають термін зберігання. В першу чергу це відноситься до кадрових і бухгалтерських документах.

Проведіть експертизу цінності документів. Результатом її повинен стати акт про виділення і підготовці до знищення тих паперів, які більше не підлягають зберіганню. Термін зберігання документів визначається діючої номенклатури справ вашої організації. В окремих випадках терміни уточнюють за федеральними законами, постановами уряду, відомчим або типовим переліком документів.

Складіть акт на знищення документів, проставивши найменування структурного підрозділу перед кожною групою заголовків. Однорідні справи вносите в акт під одним загальним заголовком, вказуючи при цьому загальна кількість справ. Акт повинен підписати співробітник організації, який брав участь в експертизі цінності документів. Після цього акт стверджує керівник.

Відбір справ для знищення проводите, використовуючи полістний перегляд. Це дозволить не пропустити випадково потрапив в справу потрібний документ. Якщо будь-які матеріали пролежали в місці зберігання тривалий час, їх допускається перегорнути вибірково, щоб визначити актуальність документів.

Виберіть спосіб знищення включених в акт документів. Їх можна спалити або використовувати для цієї мети знищувач паперів. Іноді підлягають знищенню матеріали передають для утилізації в спеціалізоване підприємство, оформляючи процедуру актом прийому-здачі та відповідної накладної. Останній спосіб найчастіше застосовується в тому випадку, коли обсяг документації значний. Щоб забезпечити конфіденційність, зазвичай передачу справ і їх знищення проводять під контролем співробітника організації.