Як скласти опис в особовій справі
Особиста справа являє собою весь обсяг документів по співробітнику, які містять необхідну особисту інформацію про співробітника і дані про його трудовий стаж. Особиста справа ведеться індивідуально на кожного співробітника, в окремій папці. Для того щоб особиста справа співробітника дозволяло зручним чином систематизувати інформацію про працівника, існують визнаподілені правила його формування.
1
Пам`ятайте, що особиста справа в обов`язковому порядку ведеться тільки по співробітниках установ державної служби, всі інші роботодавці приймають рішення про ведення або не ведення особистих справ на свій розсуд. Разом з тим, якщо рішення про ведення особистих справ співробітників було прийнято, оформляти документацію слід відповідно до норм діловодства.
2
До складу особової справи співробітника входить досить великий обсяг документації, включаючи анкету співробітника, його біографію, рекомендації та характеристики, документи про здобуту освіту та ін. Одним з неодмінних атрибутів особової справи працівника є внутрішня опис документів справи.
3
Складіть внутрішню опис документів - це перший документ, який вкладається в справу. Оскільки особиста справа формується в хронологічному порядку, аналогічним чином складається і опис. Таким чином, спочатку в опис вноситься весь перелік документів, оформлених і отриманих від співробітника при прийомі на роботу. Надалі, при надходженні нової документації, документи підшиваються до справи і вносите в опис в хронологічному порядку.
4
При веденні особистого справи співробітника кожному підшиті документу присвоюйте порядковий номер. Окремою нумерацією маркіруйте сторінки. Крім того, в залежності від категорії документа, йому присвоюйте особливий індекс.
5
При внесенні даних у внутрішню опис документів особової справи вказуйте відомості про порядковий номер і індексі кожного документа, повне найменування документа і кількості аркушів у справі, яке даний документ займає. Листи, на яких ведеться опис, нумеруйте окремо від загального масиву справи. внутрішню опис завірте підписом і її розшифровкою із зазначенням на посаду. Коректне заповнення внутрішнього опису дозволяє систематизувати особисті справи співробітників і зробити доступ до відомостей про працівника зручним і оперативним.
Статті за темою "Як скласти опис в особовій справі"
Оцініть, будь ласка статтю