Як оформити справи при здачі в архів
Відповідно до статті 17 Федерального закону 125-Ф3, справи звільнених співробітників підлягають передачі в архів. Перед здачею документів їх необхідно підшити, пронумерувати, провести опис і оформити обкладинку. Робити це повинен уповноважений співробітник відділу кадрів.
Вам знадобиться
- - папка;
- - всі документи;
- - олівець;
- - опис;
- - здавальна опис.
Інструкція
1
Для передачі справи звільнився в архів розкладіть документи в зворотному хронологічному порядку. Це означає, що при працевлаштуванні ви складали особиста справа, першим листом якого було заяву про прийом на роботу. При передачі справи до архіву першим листом буде заява про звільнення.
2
Підшиваючи особиста справа співробітника, одночасно складайте опис підшивається документів. До особової справи для передачі в архів підшийте все наявні документи: анкету або резюме, копії документів про освіту, копії наказів про прийом на роботу, звільнення та інших наказів, які видавалися в процесі роботи співробітника. Це можуть бути накази про підвищення або зниження зарплати, про переведення, про виконання додаткових обов`язків і т.д. Також докладете всіх довідки, які коли-небудь пред`являв співробітник в вашу організацію, копію трудового договору, додаткові угоди, нормативні акти, що стосуються роботи співробітника.
3
Підшийте справа в папку швидкозшивачем, пронумеруйте всі листи в правому верхньому куті. Робити це необхідно простим олівцем. Зверху підшийте опис, підпишіть папку, поставте літерний код за початковою літерою прізвища співробітника, а також на палітурці папки великими цифрами рік звільнення з вашого підприємства.
4
Облік року звільнення ви можете проводити по одному співробітнику або за кількома, які звільнилися в один рік. Якщо ви проводите облік по декільком співробітникам, то складіть всі папки особистих справ в одну загальну папку і підпишіть рік звільнення на палітурці. В одній папці можна зберігати не більше 250 аркушів. Кожне комплексне справу формуйте не тільки на поточний рік звільнення, але і за алфавітом прізвищ.
5
При передачі всіх справ в архів складіть здавальну опис. У першій графі вкажіть порядкові номери справ, у другій індекси всіх справ по номенклатурі. Третя графа заповнюється по найменуванню заголовків, четверта - по датах, п`ята - за кількістю аркушів, шоста - за термінами зберігання, сьому графу ви можете заповнити, якщо є примітки або доповнення.
Рада 2: Як здати документи в архів
Підготовка і здача справ в архів - Невід`ємна частина документообігу. Їх оформлення починається в організації з моменту закладу документів, а закінчується передачею в архів після закінчення календарного року або термінів зберігання. У деяких випадках справи зберігаються довше одного року. До них відносяться, наприклад, документи, стосуються кадрового обліку.
1
Щоб процедура здачі справ в архів не зайняла багато часу, слід дотримуватися правил їх оформлення під час поточного документообігу. При передачі справ в архів на постійне або тимчасове зберігання потрібно зброшурувати документи, пронумерувати аркуші, оформити завершительную напис, якщо це передбачено робочими інструкціями, а також скласти внутрішній опис.
2
При цьому на титульному аркуші здається в архів справи вказується найменування організації або підприємства, індекс відповідно до номенклатури справ, зазначається дата відкриття і закриття справи, а також термін зберігання.
3
Документи, що підлягають здачі в архів, підшиваються в окрему папку з твердою обкладинкою. Якщо документ має особливу цінність, його, як правило, не прошивають, а вкладають у файл або конверт і докладають до справи. В кінці прошитого і пронумерованого справи міститься засвідчувальний аркуш, а на початку - внутрішній опис. При цьому товщина справи не повинна перевищувати 40 мм, а кількість аркушів не повинно бути більше 250.
4
На справи, які зберігаються в архіве постійно, а також тимчасово, але не менше 10 років, складається опис для передачі справ у архів. При цьому на документи, які мають відношення до кадрового обліку, складається окремий опис. У неї вносяться найменування справ, кожному з яких присвоюється порядковий номер, а також вказується номенклатурний шифр. Описи робляться в двох примірниках, якщо справи залишаються в архіве організації. Якщо справи підлягають передачі до державного архів, примірників має бути чотири.
5
Справи, які підлягають зберіганню після їх завершення менше 10 років, можуть здаватися в архів на розсуд керівництва організації. Необхідність здачі справ буде залежати від завантаженості архіва, частоти звернення до старих документів і т.д.
Зверніть увагу
Особові справи співробітників зберігаються в архіві протягом 75 років з моменту надходження. При необхідності з них видаються довідки для оформлення пенсії, підтвердження стажу чи інших відомостей, але тільки особисто звільнився співробітнику або за постановою суду.
Статті за темою "Як оформити справи при здачі в архів"
Оцініть, будь ласка статтю