Формування справ являє собою розміщення виконаних документів у справи. Документи в справи групуйте за кожен календарний рік, за винятком справ, які були сформовані спочатку і не перебувають в рамках одного календарного року. До таких справах можна віднести: особисті справи учнів, службовців, робітників, судово-слідчі справи, пенсійні справи, історії хвороб, а також інші облікові документи.

Остаточне формування особистих справ учнів, студентів, аспірантів зробіть за фактом закінчення навчального закладу або аспірантури- робітників і службовців - за фактом їх увольненія- історії хвороб - після надання виписки хворого-судових справ - безпосередньо після закінчення судового процесу і винесення рішення-пенсійних справ - після того, як були припинені виплати пенсії.

Особові справи працівників, які були звільнені, при підготовці до архівного зберігання об`єднайте в наряди особистих справ, якщо число листів не перевищує двохсот п`ятдесяти. Те ж стосується осіб, які закінчили навчальний заклад. Також ви можете сформувати індивідуальне особиста справа як відокремлену одиницю зберігання. Дане правило поширюється на особисті справи постійного строку зберігання.

При формуванні особистих справ врахуйте різні терміни їх зберігання. Що стосується справ довготривалого і постійного термінів зберігання, формуйте їх окремо, а також включайте в різні описи.

Накази по особовому складу групуйте в справи відповідно до встановлених термінів зберігання. Усередині кожного особової справи документи заносяться в хронологічній послідовності, тобто від початку до кінця року, а також за датою їх затвердження, складання, реєстрації.

Справи, які сформовані з особових рахунків, особистих карток, трудових книжок, а також наряди особистих справ, систематизуйте строго в алфавітному порядку. При використанні такого оформлення, проводите додаткове уточнення, вказуючи перші три букви в прізвища осіб, на яких заведено особову справу.

На тип оформлення виписки впливає тип документа, з якого ви копіюєте дані, і його давність. Справа в тому, що для таких документів, як, наприклад, виписка з трудової книжки, передбачений спеціальний бланк і, хоча багато організацій і допускають вільну форму копіювання, бажано використовувати стандарт.
На форму і вид виписки з будинкової або погосподарській книги буде впливати і мета вчинення даної дії. Так, якщо ви копіюєте дані для оформлення компенсації за комунальні послуги, то буде потрібно внести дані про кількість зареєстрованих на житловій площі, а якщо вам потрібно відновити правовстановлюючі документи на нерухомість, то в виписці повинні бути відображені дати початкової реєстрації всіх домочадців, а також тих, хто з обліку вже знято.

Сформулюйте вступну частину при оформленні виписки з юридичного документа, наприклад, протоколу. У ній коротко викладіть причини даного запиту. Вступна частина повинна в себе включати порядок денний, тобто причину, по якій має зібратися засідання.

Потім складіть основний текст з вмістом необхідних абзаців, в якому вкажіть питання, що обговорювалися на засіданні, хто слухав, що слухали і що постановили в результаті слухання справи по порядку денному. Текст, що виписується з протоколу, повинен містити так звану «заверительную запис». У ній позначте, що виписка з протоколу відповідає оригіналу, вкажіть свою посаду, дату, поставте підпис з розшифровкою.

При оформленні виписки з трудової книжки (трудового договору) необхідно мати в наявності копію лицьової або основної частини договору, де вказані назва документа, прізвище, ім`я, по батькові власника, рік народження, освіта, професія і т.д. В іншому потрібно лише зробити копії необхідних сторінок.

Пам`ятайте, що часто виписка має бути засвідчена не тільки керівником організації-власника документа, але і печаткою нотаріуса. Як правило, про вимоги до виписки ужно уточнювати в тій установі, куди ви готуєте документ.