різновиди номенклатури
У діловодстві існує три основних різновидів номенклатури: типова, приблизна і індивідуальна. Типова встановлюється федеральним законом і служить взірцем для складання номенклатури в організаціях одного типу. Орієнтовна номенклатура не включає в себе строго нормоване кількість справ. Вона містить список рекомендованих для відкриття справ з проставленням їх індексів. Зазначені вище різновиди номенклатури складаються в державних і муніципальних установах і закладах. Співробітниками же приватних організацій на підставі статутних документів, видів звітності, планів роботи і т.д. розробляється індивідуальна номенклатура справ. Вона включає в себе весь обсяг сформованих справ підприємства.
Порядок складання номенклатури
Щорічно на базі старої складається нова номенклатура справ. При цьому всі документи підлягають перегляду. Важливою складовою номенклатури є термін зберігання справи. На цій основі виділяються справи тимчасового, тривалого і постійного зберігання. Термін справ тимчасового зберігання становить менше десяти років, тривалого зберігання - понад десяти років. Відносно документів з простроченим терміном зберігання складається опис, в якій вказується порядковий номер документа, найменування, рік створення, кількість аркушів і інші відомості в прямо передбачених випадках. Після того як опис складений, ці документи підлягають знищенню.
Структурно номенклатура представлена розділами, підрозділами. Однак даний розподіл характерно для державних організацій і установ. У приватних організаціях даний розподіл носить умовний характер і швидше виділяє основні напрямки їх діяльності, ніж відображає відносини влади і підпорядкування.
Номенклатурна таблиця складається з п`яти граф: в першу вноситься індекс справи, в другу - найменування справи, по-третє - кількість сторінок (вказується в кінці поточного року), в четверту - встановлений нормативно-правовими актами термін зберігання, в п`яту - примітки щодо відкриття справи , включення в опис з метою знищення і т.д.
Справа тривалого і постійного зберігання, включена до номенклатури, повинна становити не більше двохсот п`ятдесяти сторінок. Якщо ж кількість станиць перевищує норму, справа доцільно розділити на два і більше.
Складена номенклатура справ повинна бути узгоджена з архівним відділом і підписана керівником організації.
