Як скласти номенклатуру

Оформіть прийняте рішення про розробку номенклатури, це необхідно зробити за допомогою наказу по організації. У ньому вкажіть, хто повинен зробити номенклатуру, під чиїм керівництвом і в які терміни. Далі уточніть сферу дії номенклатури. Для створення індивідуальної номенклатури можна використовувати приблизну, вона може бути складена для груп організацій, що входять до одну систему. Враховуйте структуру вашої організації при складанні даного документа.

Виберіть класифікаційну схему, на основі якої буде будуватися номенклатура. Це залежить від структури підприємства. Якщо вона досить стабільна, тоді вибирайте структурну схему номенклатури. Якщо ж вона часто змінюється, то виберіть функціонально-виробничу схему. У першому випадку розділи номенклатури будуть відповідати назвам структурних підрозділів фірми. Послідовність їх розташування повинна бути аналогічна штатним розкладом. У другому випадку використовуйте в якості розділів функції якого напрямку діяльності організації при складанні номенклатури справ фірми.

Сформулюйте заголовки справ. Заголовок повинен бути чітким, коротким, розкривати основний склад і зміст документів справи. Також включайте в нього уточнююче зміст справи, інформацію про справжність і копийности документів. Не використовуйте в заголовках вступні слова, складні звороти, а також неконкретні формулювання.

При складанні переліку заголовків використовуйте наступні ознаки: номінальний (вид документа), авторський, кореспондентський, хронологічний (час створення), предметно-питально, географічний.

Визначте терміни зберігання справ, для цього використовуйте типовий перелік управлінських документів. Виконайте оформлення номенклатури, сам текст повинен виглядати як таблиця, на титульному аркуші проставте гриф затвердження.