Текст відгуку можна писати в довільній формі, але він повинен легко читатися і бути зрозумілим. Ясно висловлюйте свої думки і намагайтеся не давати волю почуттям і емоціям, навіть позитивним. Почніть його з вказівки посади, прізвища, імені та по батькові співробітника, постарайтеся не допустити в них помилки.

Відгук повинен бути максимально об`єктивним і не викликати сумніви в правдивості викладених в ньому фактів. Природно, що в ньому повинні викладатися тільки ті, що дійсно мали місце. Вкажіть дату і ті обставини, при яких відбулося ваше знайомство зі співробітником організації.

Розкажіть про те, як відбувалася співпраця. Відобразіть не тільки вміння працювати з клієнтами, а й спільні професійні знання і рівень. Намагайтеся, щоб у тексті було якомога більше конкретики. Чим ясніше ви викладете свої претензії, якщо вони є, тим легше буде керівництву компанії усунути ті недоліки, які ви знайшли в роботі її співробітника.

Викладайте докладно, оскільки керівництву необхідно буде визначити, в разі рекламації, чи є ваш досвід спілкування зі співробітником компанії негативним тому, що в цьому вина самого працівника або це наслідок недопрацювання менеджерів компанії. Буває і так, що співробітник просто виконує свої службові інструкції, якими не передбачено те, що ви від нього вимагали.

Обов`язково залиште в відкликання свої контактні дані, особливо, якщо він негативний. Це може бути адреса вашої електронної пошти, номер мобільного або домашнього телефону. У компанії повинна бути можливість проінформувати вас про вжиті заходи.

Якщо відгук про співробітника компанії ви пишіть в спеціальній книзі скарг, яка в обов`язковому порядку повинна бути на підприємствах сфери обслуговування і торгівлі, то подивіться, щоб вона була правильно оформлена. Її листи повинні бути прошнуровані та пронумеровані і на ній повинна стояти печатка тієї організації, яка здійснює контролюючі функції в даній сфері.

Характеристика з місця роботи не має офіційного формату. Але для того щоб вона була грамотною, необхідно дотримуватися певного "шаблону". Цей шаблон являє собою опис всіх якостей співробітника, включаючи негативні. Перед заповненням вирішите для себе, з якою метою ви пишіть відгук. Не забувайте, що характеристика істотно відрізняється від рекомендації.

Сам процес заповнення відкликання нагадує собою написання розгорнутих відповідей про якостях співробітника.

Насамперед назвіть ім`я, по батькові, прізвище і дату народження вашого колишнього працівника. У цьому ж пункті вкажіть рівень його освіти (тобто всі навчальні заклади, які співробітник закінчив і в яких, можливо, продовжує навчання). Тут же можна вказати сімейний стан підлеглого, наявність дітей.

Напишіть назву організації, від якої дається ця характеристика- вкажіть посаду співробітника, опишіть обов`язки, які він виконував або виконує. Перерахуйте позитивні якості, якими володіє працівник, рівень його професійної підготовки, дайте відомості про досягнення і нагороди. Якщо співробітник закінчував спецкурси з підвищення кваліфікації, надайте відомості про ці курсах.

Нижче вкажіть негативні якості співробітника, якщо такі є, опишіть стягнення і порушення дисципліни.

У завершальній частині характеристики вкажіть мета її складання.

Характеристика повинна бути підписана керівником. Крім підпису рекомендується вказувати свої контактні дані. Це потрібно на випадок, якщо у адресата відкликання виникнуть будь-які питання до вас. Підпис посвідчіть печаткою вашої організації. Поруч з печаткою і вашим підписом вкажіть дату видачі характеристики.

Зазвичай відгук складається у двох примірниках. Оригінал передайте за призначенням, а копію залиште в своїй організації.