Як зшивати бухгалтерські документи

зшивати бухгалтерські документи потрібно такими способами, щоб виключити втрату, підроблення або заміну документів. Чітких інструкцій по даній процедурі не існує, кожна організація зшиває так, як вважає за потрібне. Але все таки для правильного архівного зберігання бухгалтерських документів, можна керуватися ГОСТом 51141-98 «Діловодство і архівна справа».

Перед прошивкою з документів потрібно видалити шпильки і будь-які металеві скріплення. На лівому полі документа робіть 5 отворів дироколом або шилом. Розташовуватися вони повинні по вертикалі, строго у лівого краю листа для збереження читання тексту і можливості перегортання сторінок. Документи помістіть в тверду обкладинку з картону.

прошивати документи шпагатом або товстими нитками на 2 рази для надійності за допомогою прошивочно голки. Кінці ниток потрібно витягнути на зворотному боці документів, залишивши 5-6 см, і зав`язати вузлом.

Зверху на вузол з нитки наклеюйте квадрат з тонкої цигаркового паперу 5х6 см. Кінці нитки повинні залишитися видно. Товстий папір краще не використовувати, тому що має бути видно зав`язаний вузол. Для склеювання використовуйте силікатний або канцелярський клей.

Зверху на наклеєний квадрат ставиться печатка організації таким чином, щоб вона захоплювала частину листа документа. На наклейці також ставиться підпис керівника організації або уповноваженої особи. Підпис має бути чітко видно і помітна, ставиться тільки після висихання клею.

Збереження завіреної наклейки, відбитка печатки та прошивочно нитки, служить гарантом недоторканності ваших бухгалтерських документів.