Що таке документообіг
Для всіх первинних документів у бухгалтерському обліку існує кілька етапів документообігу. Перший і основний - це складання облікового документа безпосередньо в момент здійснення господарської операції або відразу після її закінчення. Фіксування операції господарської діяльності здійснюється відповідно до встановлених вимог. Всі посадові особи, які створили і підписали первинні документи, несуть відповідальність за достовірність інформації, інформації, яка міститься в даних документах.
Другий етап - передача в бухгалтерію оформлених первинних облікових документів. Бухгалтер зобов`язаний проконтролювати їх зміст, повноту і правильність складання, а потім виконати арифметичну перевірку. Далі первинні облікові документи проходять обробку. При цьому натуральні показники переводяться в грошові вимірники. Такий процес називається таксування, або розцінкою.
Потім документи підбираються за їх економічним змістом (наприклад, нарахування заробітної плати, надходження та витрачання готової продукції і т.д.) і проходять Контирування. На цьому етапі в них вказується кореспонденція бухгалтерських рахунків по даній господарській операції. Далі первинний обліковий документ і що міститься в ньому інформація про господарську операцію вноситься до облікового регістру. Потім документи обов`язково повинні бути спрямовані на зберігання в архів.
Скласти графіки і схеми документообігу, виходячи з особливостей господарської діяльності організації - обов`язок головного бухгалтера. Графік повинен бути затверджений керівником організації. Уніфікованої форми такого документа не існує. Однак є головні моменти, які необхідно врахувати при його складанні: графік документообігу повинен відображати оптимальну кількість підрозділів для проходження кожного первинного документа і визначати мінімум його знаходження в кожному підрозділі.
Даний локальний нормативний акт оформляється у вигляді схеми або переліку первинних облікових документів, які повинні представляти підрозділи. Обов`язково потрібно вказувати виконавців-відобразити, якими документами повинні обмінюватися підрозділи і в які терміни. Ефективно організований документообіг забезпечує своєчасність оформлення бухгалтерської звітності.
Працівники організації зобов`язані дотримуватися встановлених термінів документообігу. Головний бухгалтер здійснює контроль за дотриманням графіка.
