Як навчитися розподіляти робоче навантаження

Щоб зрозуміти, яка у вас навантаження зараз, необхідно бачити всі завдання по роботі. Складіть список справ на поточний день. Без переліку вам буде складно орієнтуватися в тому, що і коли краще зробити. Можна виписати всі завдання без усякої системи. Пізніше ви будете працювати з даними списком, упорядковувати його і оптимізувати.

Перегляньте свій список, зупиняючись детально на кожному пункті. Вам необхідно зрозуміти, чи так важливо зробити ту чи іншу справу або його можна викреслити. Визначте, які завдання ви можете передати іншим людям. Необов`язково все брати на себе і забезпечувати собі максимальне навантаження. Вчіться делегувати справи.

Складіть рейтинг решти справ. Вам необхідно привласнити кожного завдання бал залежно від ступеня його терміновості і важливості. Зрозуміло, що в першу чергу вам потрібно буде виконати найбільш актуальні завдання. Врахуйте також специфіку своєї роботи. Буває, що справа саме по собі є незначним, але через його невиконання через якийсь час можуть постраждати інші ваші проекти.

Враховуйте свій персональний біоритм. Якщо вранці вам складно зосередитися, присвятіть цей час робочого дня нескладним завданням, а ввечері займіться чимось більш серйозним. Також потрібно мати на увазі, що безпосередньо після відпустки і тривалих вихідних ваша працездатність може бути знижена. Тому не варто покладати на ці трудові будні занадто великі надії.

Чергуйте завдання в залежності від їх типу. Зміна діяльності дасть вам можливість підбадьоритися, перебудуватися і відпочити від якоїсь роботи. Наприклад, після складного і нудного звіту можна приділити час якогось творчого завдання. Складіть презентацію або вирушайте на зустріч з партнерами. Так ви позбавитеся від відчуття рутини і відчуєте, наскільки різноманітна ваша професійна діяльність.

Займайтеся плануванням своєї діяльності. Робити це потрібно не тільки на день, але і на тиждень, місяць і рік. Щоб грамотно розподілити робоче навантаження, необхідно бачити загальну картину. Якщо ви проведете аналіз і визначте, в який час у вас накопичується найбільше справ, наприклад, в залежності від сезонності, ви зможете запланувати проекти, які можуть почекати, на не самі гарячі періоди.

Якщо у вас є підлеглі, вам необхідно справедливо розподілити навантаження між ними. Зіставляйте між собою робочі завдання за ступенем складності і трудомісткості, щоб нижчі колеги працювали в рівному обсязі. Для користі спільної справи можна перекидати завдання від одного працівника до іншого в залежності від того, у кого що краще виходить робити. Але тут знову ж таки все повинно бути справедливо.