Напишіть у правому верхньому кутку сторінки найменування організації, посада, прізвище та ініціали керівника - адресата вашої претензії.

Під інформації про адресата напишіть свої дані: прізвище та ініціали, поштову адресу з індексом, телефон для зв`язку.

По центру сторінки напишіть найменування листи «Претензія».

Заповніть текстову частину претензії. У листі вкажіть:
- який товар або послугу ви придбали / отримали, в якому місці і в який час;
- яка була ціна товару / послуги;
- які документи ви можете надати в якості доказу придбання товару / послуги неналежної якості у даного виробника (касові чеки, товарні чеки, інші документи суворої звітності, або показання свідків);
- які претензії ви маєте до товару / послуги, які події були пов`язані з неналежною якістю (дорожньо-транспортна пригода, захворювання, отруєння і т.п.);
- які у вас є документи для підтвердження події, пов`язаного з товаром / послугою поганої якості (довідки з ГИБДД, виписки з історії хвороби та інше);
- як ви оцінюєте ті збитки, які приніс вам товар / послуга неналежної якості. Найкраще надайте математичні розрахунки і калькуляції.
- зверталися ви раніше з даної претензією до постачальника товару / послуги в усній формі.

Напишіть, який вихід із ситуації, що склалася ви бачите, як найбільш прийнятний для вас:
- повернення вартості товару / послуги в повному обсязі;
- зменшення ціни;
- безкоштовний ремонт або усунення дефекту;
- заміна товару / послуги на аналогічні на ваш вибір.

Встановіть термін розгляду вашої претензії постачальником товару / послуги. Зазвичай для розгляду скарги і складання відповіді досить одного місяця.

Прикладіть до претензії всі необхідні документи або їх копії.

Завізує заявку, вказавши в кінці документа ваші прізвище та ініціали, поставте дату та підпис.

Складайте претензію в письмовому вигляді: усні звернення не мають юридичної сили і допустимі тільки в нескладних ситуаціях. Використовуйте ділова мова написання документу, не вихлюпують негативні емоції і не вдавайтеся до образ. Заповніть «шапку»: у верхньому лівому кутку вкажіть назву організації-відповідача, прізвище, ініціали та посада її представника. Запишіть свої персональні дані, залиште контактну інформацію - адресу, телефон, електронну пошту тощо Новим рядком по центру напишіть слово «Претензія».

Опишіть факти, які спровокували появу претензії: які товари або послуги невідповідного якості ви придбали / отримали від організації, в який час це сталося, в якому місці (магазин, салон, майстерня, лікарня тощо). Вкажіть вартість витрат і перерахуйте документи, що підтверджують угоду. Якщо у вас на руках немає чеків, товарних накладних, виписок, довідок, то приведіть свідчення свідків.

Перелічіть ваші претензії якнайдетальніше. Розкажіть, чим саме товар або послуги, що надаються організацією, не відповідають оголошеним вимогам. Опишіть події, пов`язані з отриманням неякісного обслуговування або з використанням придбаного товару. Запишіть всі документи, що вказують на те, що відбувається: довідки, виписки, рахунки, квитки тощо

Складіть грошові розрахунки понесених вами збитків. Включіть в них витрати на переїзди, стільниковий зв`язок, оформлення необхідних документів та інше. Врахуйте, що цей пункт має дуже важливе значення при розгляді справи, тому найкраще звернутися за допомогою до компетентних особам або організаціям.

Виберіть можливі варіанти вирішення спору: повернення повної вартості або її зменшення, безкоштовний ремонт, заміна товару або надання аналогічної послуги. Напишіть, в який термін ви сподіваєтеся отримати відповідь. Зазвичай для розгляду пакета документів досить 2-4 тижнів.

Вкажіть факт звернення до організації в усній формі, якщо такий мав місце, і ви не прийшли до єдиної думки щодо вирішення спору, або ж ваше звернення було проігноровано. Підпишіться під документом, поставте дату складання і прикладіть до претензії копії всіх перерахованих в ній документів.