Як складати протоколи і рішення
Важливі рішення, прийняті на засіданні, зборах або нараді, повинні фіксуватися в протоколі таким чином, щоб можна було прийняти їх до виконання. Для цього необхідно в першу чергу правильно оформити протокол, приділяючи велику увагу як формі, так і змістом документа. Незважаючи на відсутність єдиної форми, тут існують свої особливості.
1
Підготуйте листи паперу формату А4 або фірмовий бланк організації (для внутрішніх документів). Це позбавить вас від необхідності вносити повні реквізити вручну (найменування організації, адреса та ін.). У центральній верхній частині листа відразу напишіть назву «Протокол», а під ним, більш дрібним шрифтом, опишіть коротко суть - основну тему засідання. Вкажіть дату і місце проведення заходу. Тепер приступите до заповнення обов`язкової вступної частини, яка стосується перерахування учасників зборів, які безпосередньо беруть участь в прийнятті спільних рішень.
2
Напишіть на початку прізвище, ім`я, по батькові та займану посаду провідного (голови зборів). У такому ж форматі назвіть дані секретаря, протоколюється хід засідання. Далі, в розділі «Були присутні», перерахуйте всіх, хто взяв участь в засіданні (ПІБ, посада). У разі великого числа учасників, список яких не поміститься на сторінці, вкажіть загальне їх число, приклавши повний перелік окремим документом. Не забудьте в кінці протоколу зробити на нього посилання в розділі «Додаток». Наступним блоком в протоколі розмістіть розділ «Порядок денний». Тут, в пронумерованому списку, перерахуйте всі питання, які підлягають розгляду на цих зборах.
3
Заповнення змістовної частини протоколу проводите в суворій відповідності з порядком, зазначеним в порядку денному. Кожен з пунктів повинен містити три розділи. У першому з яких ( «Слухали») приведіть тексти доповідей і обов`язково вкажіть прізвища та ініціали, а також посади доповідачів. У розділі «Виступали» в аналогічному форматі вкажіть інших учасників засідання, які взяли слово по ходу обговорення. У наступному розділі під назвою «Ухвалили» приведіть рішення, які були прийняті в ході слухань, вкажіть кількість голосів відданих «проти», «за» або «утримались». Далі розмістіть підпис голови зборів і секретаря.
Зверніть увагу
Протокол може бути складений і пізніше, після закінчення засідання, на підставі стенографічний записи. У такому випадку слід зазначити цей факт у тексті протоколу і докласти стенограму.
Статті за темою "Як складати протоколи і рішення"
Оцініть, будь ласка статтю