Пишіть на чернетці
Під час зборів не завжди зручно набирати текст на комп`ютері, тому протокол можна спочатку написати на чернетці. Деякі дані можна внести до початку зборів. Зверху напишіть слово «Протокол», трохи нижче - назва зборів і дату. Ще нижче зліва напишіть слово «Були присутні». Якщо передбачається, що рішення повинне прийматися кваліфікованою або простою більшістю голосів від облікового складу, вкажіть, скільки людина повинна була бути присутньою. Це важливо, наприклад, якщо мова йде про збори власників житла, які повинні прийняти рішення про спосіб управління будинком, зборі грошей на капітальний ремонт і т.д. Ще нижче впишіть порядку денного. Якщо передбачається обговорити проблеми, про які ви поки не знаєте, внесіть пункт «Різне». У деяких випадках слід вказати регламент.
Після початку зборів
Впишіть, скільки людина присутня і скільки має бути. Під порядком денним напишіть слово «Слухали» і поставте двокрапку. По пунктах випишіть питання, прізвища доповідачів і короткий зміст виступів. Можна попросити доповідачів заздалегідь уявити тексти виступів. Занесіть в протокол питання, які задавали кожному доповідачу, і відповіді. Що стосується рішень, то їх можна заносити після кожного питання або єдиним блоком в нижній частині протоколу. Обов`язково вкажіть, скільки чоловік проголосувало «за», «проти», скільки було тих, хто утримався. Під рішеннями напишіть прізвища голови та секретаря, поставте дату. У деяких випадках потрібно вказати прізвища всіх членів президії.
Наберіть текст на комп`ютері
При наборі на комп`ютері секретар зазвичай редагує текст. Постарайтеся відредагувати його так, щоб не порушити сенс. Це особливо стосується рішень. Єдиної форми оформлення протоколів немає, але зазвичай застосовуються такі правила:
- текст набирається 14 кеглем через один або півтора інтервала-
- вирівнювання основного тексту - по двом сторонам-
- вирівнювання заголовка - по центру, кількості присутніх - по правому краю-
- абзаци починаються з нового рядка.
Наберіть текст, не забудьте залишити місце для підписів голови та секретаря, а також поставити розшифровки підписів. Внизу поставте дату. Роздрукуйте протокол і дайте його підписати голові та секретарю. Є випадки, коли збори поводиться заочно. Тексти виступів в цьому випадку не пишуться. В іншому протокол оформляється точно так же.
