Проведіть підготовчу роботу напередодні загального зборів, яка необхідна для правильного складання та оформлення протоколу зборів: Підготуйте порядку денного, складіть і зберіть всі необхідні документи, повідомте учасникам загального зборів дату, час, місце проведення., розішліть всім учасникам необхідні матеріали, інформаційні довідки, що стосуються розглянутих на загальних зборах питань, проведіть реєстрацію учасників зборів. Варто відзначити, що складання протоколу зборів - Це відповідальна справа, його написання і оформлення має відповідати вимогам законодавчих актів РФ, статутних документів юридичних осіб та ГОСТу.

Вирішіть питання про оформлення протоколу загальних зборів, яким він буде повним або коротким. У повному протоколі записуються всі виступи учасників зборів. А в короткому вказуються лише прізвища виступили на зборах і тема, з якої вони виступали. Рішення про форму протоколу (повний або короткий) приймається головою зборів або ж визначається регламентом роботи даного зборів.

Вкажіть в протоколі загальних зборів такі дані: час і місце проведення зборів- кількість голосів учасників зборів і кількість голосів всіх акціонерів, навіть якщо вони не присутні на зборах, при складанні протоколу зборів вкажіть прізвища, імена, по батькові членів президії і головуючого, запишіть в протокол порядку дня-відзначте головні тези всіх виступаючих, їх відповіді на поставлені їм питання-вкажіть питання, в яких проводилося голосування і результати цих голосувань - скільки голосів «за» і «проти »- чітко сформулюйте і запишіть рішення, прийняті загальними собраніем- підписується протокол загальних зборів його головою і секретарем, після чого здається в архів організації на зберігання.

Підготуйте листи паперу формату А4 або фірмовий бланк організації (для внутрішніх документів). Це позбавить вас від необхідності вносити повні реквізити вручну (найменування організації, адреса та ін.). У центральній верхній частині листа відразу напишіть назву «Протокол», а під ним, більш дрібним шрифтом, опишіть коротко суть - основну тему засідання. Вкажіть дату і місце проведення заходу. Тепер приступите до заповнення обов`язкової вступної частини, яка стосується перерахування учасників зборів, які безпосередньо беруть участь в прийнятті спільних рішень.

Напишіть на початку прізвище, ім`я, по батькові та займану посаду провідного (голови зборів). У такому ж форматі назвіть дані секретаря, протоколюється хід засідання. Далі, в розділі «Були присутні», перерахуйте всіх, хто взяв участь в засіданні (ПІБ, посада). У разі великого числа учасників, список яких не поміститься на сторінці, вкажіть загальне їх число, приклавши повний перелік окремим документом. Не забудьте в кінці протоколу зробити на нього посилання в розділі «Додаток». Наступним блоком в протоколі розмістіть розділ «Порядок денний». Тут, в пронумерованому списку, перерахуйте всі питання, які підлягають розгляду на цих зборах.

Заповнення змістовної частини протоколу проводите в суворій відповідності з порядком, зазначеним в порядку денному. Кожен з пунктів повинен містити три розділи. У першому з яких ( «Слухали») приведіть тексти доповідей і обов`язково вкажіть прізвища та ініціали, а також посади доповідачів. У розділі «Виступали» в аналогічному форматі вкажіть інших учасників засідання, які взяли слово по ходу обговорення. У наступному розділі під назвою «Ухвалили» приведіть рішення, які були прийняті в ході слухань, вкажіть кількість голосів відданих «проти», «за» або «утримались». Далі розмістіть підпис голови зборів і секретаря.