Як скласти протокол засідання комісії

Підготовка. Зареєструйте всіх учасників засідання, вкажіть по можливості в алфавітному порядку їх імена, посади. Ви повинні максимально точно, без звичних скорочень відобразити подібну інформацію в протоколі.

Способи складання протоколу. Тут все залежить від того, яким чином прийнято фіксувати інформацію про засіданнях комісії в даній організації або компанії: або це стенографія, або звукозапис, або записи від руки. Залежно від цього вам доведеться складати протокол, розшифровуючи стенограму або звукозапис, плюс тезове зміст доповідей, які були на порядку денному.

Протоколи повні і короткі. Якщо вас заздалегідь не попередили про те, який зразок протоколу прийнятий в організації, то ви можете самі для себе вирішити, що буде зручніше.

При складанні повного протоколу ви повинні будете вести запис всіх виступів і доповідей, характеризуючи кожен з них хоча б тезисно. А короткий протокол передбачає тільки запис прізвищ доповідачів і тим їх виступів.

Оформлення протоколу. На подібному документі обов`язково має бути вказано найменування організації, безпосередня дата засідання комісії, реєстраційний номер, підписи. Це основні вимоги по ГОСТу. Без цієї інформації протокол вважається недостовірною і недійсним.

Зверніть увагу на те, що все ж в протокольному тексті є вступна та основна частини. Вступна частина однакова для повного і короткого протоколів, і вказуються в ній прізвища секретаря, провідного протокол, і голови комісії, а також загальне число учасників засідання. Люди, які не є офіційними членами комісії, але присутні, проте, на засіданні, відзначаються в проколі як «проголошення».

Жоден протокол не має документальної сили, поки його не підпишуть секретар і голова. Це обов`язкова умова.

Сфера застосування протоколів вкрай широка: складаються протоколи про адміністративні правопорушення та про вчинення окремих слідчих дій, ведуться протоколи судових розглядів і зборів акціонерів і т.д. Як же слід правильно складати протокол? Які відомості в ньому необхідно відобразити?

В першу чергу протокол повинен містити найменування організації, яка його складає: ТОВ «Роги і копита», Н-ський районний суд і т.д. Далі слід найменування документа - власне протокол і вказівка, яку грандіозну подію протоколюється. Наприклад, протокол загальних зборів акціонерів або протокол допиту свідка.
У протоколі обов`язково вказують дату проведення протоколюються дії (зборів, допиту і т.д.), його номер (або номер справи, по якому він ведеться), а також час початку і закінчення протоколюються події.

Після зазначеної інформації необхідно перерахувати осіб, що беруть участь в протоколюються дії, із зазначенням ролі, яку вони виконують. Наприклад: «Суддя Іванов І.І., при веденні протоколу секретарем Петрової П.П., за участю прокурора Сидорова С.С., позивача Смирнової С.С. і відповідача Кузнєцова К.К., розглядає в судовому засіданні справу за позовом ... »

Далі описується хід протоколюються дій в тому порядку, в якому вони відбуваються. Вимоги до змісту даної частини протоколу розрізняються залежно від його віда.Так, в протоколух зборів і нарад, проведених в організаціях, відображаються питання, винесені на порядок денний, повідомлення по кожному з них, а також результати голосування і прийняті рішення.
В протоколух здійснення слідчих дій відбивається порядок проведення дії і отримані в його результаті відомості.

В кінці протоколу вказується дата його складання (вона показує, коли був виготовлений текст протоколу і в деяких випадках може відрізнятися від дати запротокольованого події). Протокол підписується уповноваженими особами.