Як написати доповідну на співробітника

До доповідної застосовні ті ж вимоги, що і до більшості формальних документів. У ній повинна бути інформація, кому (керівнику підрозділу або організації) і від кого вона адресована.
Всі ці дані розміщуються в правому верхньому кутку документа, а сам розділ називається «шапкою».
У першому рядку вказується посада адресата доповідної, нижче - назва організації, потім - прізвище з ініціалами.
Ще нижче в такому самому порядку, виключаючи назва організації: посада і прізвище з ініціалами автора доповідної. Якщо посаду довга, вона може займати більше одного рядка.

Під «шапкою», зазвичай з відступом кількох рядків, пишеться назва документа - доповідна записка. Зазвичай це робиться з маленької літери, в кінці ставиться крапка. Припустимо також варіант, коли воно набирається великими літерами, точка при цьому не ставиться.
У будь-якому випадку, розміщувати назву потрібно посередині рядка (при наборі в текстовому редакторі - за допомогою вирівнювання по центру).

Нижче коротко викладається суть інциденту, що став приводом для написання доповідної: хто саме з колег, підлеглих або старших за посадою, коли і за яких обставин, що саме зробив і чому ці дії автор доповідної вважає неприпустимими.
Посилатися, аргументуючи неприпустимість вчинку, можна не тільки на норми чинного законодавства, а й на внутрішньокорпоративні правила, де доречно, апелювати до шкідливих наслідків проступку для підприємства (наприклад, зрив виробничого графіка через те, що співробітник без поважних причин не виконав або несвоєчасно завершив свою частину роботи). Якщо діями, що стали приводом для доповідної, було завдано збитків фірмі, це також потрібно вказати.

Завершивши виклад інциденту, потрібно переходити до того, про що автор доповідної просить адресата. Як правило, передбачається прийняття тих чи інших заходів, що сприяють наведенню порядку.
Під текстом доповідної ставиться дата. Потім готовий документ роздруковується і завіряється підписом.

Авторів може бути і декілька. В цьому випадку всі перераховуються в «шапці» і розписуються під доповідній.

Потім документ передається адресату особисто, через секретаря або за корпоративної пошти.

У будь-якому офіційному зверненні необхідно вказати, кому і від кого воно спрямоване. У правому верхньому кутку сторінки напишіть посаду і прізвище адресата в орудному відмінку, а також його ініціали. Трохи нижче вкажіть свої дані. Прізвище та ініціали в даному випадку повинні стояти в родовому відмінку. Вирівняйте текст по правому краю. Якщо назви посад займають занадто багато місця, розділіть кожне з них на дві строчки. Пропозиція на цьому не закінчується, тому поставте тільки ту точку, яка позначає скорочення по батькові.

Відступите трохи і напишіть з маленької літери слова «доповідна записка». Ось тепер можна поставити крапку. У сучасному діловодстві допустимо і інший варіант, коли назва документа набирається прописними літерами. У цьому випадку точка в кінці не потрібна.

Як і будь-яке звернення, доповідна записка складається з двох частин. У першій частині розкажіть про те, що зробив співробітник, на якого ви скаржитеся. Вкажіть пункти нормативних документів, які він порушив. Поясніть, які наслідки викликав проступок. Викласти суть події можна у вільній формі, але постарайтеся писати коротко і зрозуміло.

У другій частині викладіть, про що ви просите адресата. Ви можете запропонувати йому розібратися в ситуації, навести порядок в підрозділі і т.д. Не варто пропонувати керівнику поговорити з провинилися співробітником, як-то його покарати. Директор і сам прекрасно розбирається в кадрових питаннях. Вирівняйте текст по двом сторонам і виставте абзаци.

Відступите кілька рядків і зліва поставте дату. Роздрукуйте документ і підпишіть його. доставити доповідну записку адресату можна декількома способами. Якщо підприємство невелике, можна документ передати особисто. У великій організації найзручніше передати через приймальню, попросивши секретаря завізувати. Можна скористатися корпоративної або навіть звичайною поштою, особливо якщо організація дуже велика, а інцидент стався в одній з філій.