Як оформити доповідну

У будь-якому офіційному зверненні необхідно вказати, кому і від кого воно спрямоване. У правому верхньому кутку сторінки напишіть посаду і прізвище адресата в орудному відмінку, а також його ініціали. Трохи нижче вкажіть свої дані. Прізвище та ініціали в даному випадку повинні стояти в родовому відмінку. Вирівняйте текст по правому краю. Якщо назви посад займають занадто багато місця, розділіть кожне з них на дві строчки. Пропозиція на цьому не закінчується, тому поставте тільки ту точку, яка позначає скорочення по батькові.

Відступите трохи і напишіть з маленької літери слова «доповідна записка». Ось тепер можна поставити крапку. У сучасному діловодстві допустимо і інший варіант, коли назва документа набирається прописними літерами. У цьому випадку точка в кінці не потрібна.

Як і будь-яке звернення, доповідна записка складається з двох частин. У першій частині розкажіть про те, що зробив співробітник, на якого ви скаржитеся. Вкажіть пункти нормативних документів, які він порушив. Поясніть, які наслідки викликав проступок. Викласти суть події можна у вільній формі, але постарайтеся писати коротко і зрозуміло.

У другій частині викладіть, про що ви просите адресата. Ви можете запропонувати йому розібратися в ситуації, навести порядок в підрозділі і т.д. Не варто пропонувати керівнику поговорити з провинилися співробітником, як-то його покарати. Директор і сам прекрасно розбирається в кадрових питаннях. Вирівняйте текст по двом сторонам і виставте абзаци.

Відступите кілька рядків і зліва поставте дату. Роздрукуйте документ і підпишіть його. доставити доповідну записку адресату можна декількома способами. Якщо підприємство невелике, можна документ передати особисто. У великій організації найзручніше передати через приймальню, попросивши секретаря завізувати. Можна скористатися корпоративної або навіть звичайною поштою, особливо якщо організація дуже велика, а інцидент стався в одній з філій.