Як оформити особисту справу
Особиста справа являє собою сукупність документів, які містять відомості про працівника з моменту підписання наказу про прийом на роботу до дати видання наказу про звільнення. У нашій країні в обов`язковому порядку передбачено ведення особових справ тільки для державних службовців. Однак більшість підприємств і організацій вважають за краще систематизувати і враховувати дані про співробітників.
1
В особовій справі, як правило, містяться такі відомості про працівника: особовий листок з обліку кадрів, копії документів про освіту, копія наказу та заяву про прийом на роботу, трудовий договір, зміни та доповнення до нього, документи про атестацію та підвищення кваліфікації, а також інші документи, які необхідні кадровій службі (копія свідоцтва про укладення шлюбу, про народження дітей, паспорта, військового квитка тощо).
2
Особиста справа кожного співробітника оформляється в окрему папку з картонною обкладинкою - швидкозшивач. На ній проставляється реквізити: прізвище, ім`я, по батькові працівника, дата відкриття справи. Після звільнення співробітника особиста справа закривається. Документи в обов`язковому порядку підлягають до здачі в архів.
3
Закриті особисті справи нумеруються, складається внутрішній опис документів справи. Документи в папці збираються в хронологічному порядку - з моменту надходження працівника до дати звільнення. У такій же черговості складається внутрішній опис. Нумерація аркушів опису окрема від нумерації документів особової справи.
4
Особові справи співробітників видаються тільки керівнику або іншим особам за розпорядженням керівника, а також самому працівнику. Інформація, що зберігається в особовій справі, є конфіденційною, а значить, не підлягає розголошенню стороннім людям. Забороняється вносити зміни в попередні документи особової справи, а також витягувати їх.
5
У відділі кадрів зберігаються справи тільки нині працюючих співробітників. Документи звільнених працівників передаються в архів. Там вони зберігаються 75 років, а особисті справи керівників, керуючих, а також осіб, які мають нагороди та ступеня, безстроково.
Статті за темою "Як оформити особисту справу"
Оцініть, будь ласка статтю