Помилково припускати, що дні відпусткуа без оплати ви можете брати коли завгодно і на будь-який термін. Крім ваших особистих проблем є інтереси виробництва. Адже в той період, коли ви відпочиваєте, робота не стоїть на місці, її хтось повинен робити. Саме тому для отримання відпусткуа без змісту необхідно мати поважну причину. У статті 128 Трудового кодексу РФ розписані всі випадки, коли такий відпустку повинен бути наданий роботодавцем обов`язково.

У всіх інших випадках вам слід звернутися до свого безпосереднього керівника з письмовою заявою про надання відпусткуа без збереження заробітної плати. Воно пишеться на ім`я директора (начальника) фірми від руки в довільній форме.В заяві вкажіть причину, по якій вам необхідний відпустку. Якщо ви обмежитеся загальною фразою (наприклад, за сімейними обставинами), усно поясніть, у чому конкретно полягає проблема. Адже від того, погодить вам заяву ваш безпосередній керівник, залежить і рішення директора фірми.
Після отримання погодження, заява повинна бути підписана генеральним директором (начальником).

На підставі підписаного заяви кадрова служба підготує наказ уніфікованої форми Т-6. Тільки розписавшись в наказі, ви можете бути впевнені, що відсутність на робочому місці не буде сприйнято роботодавцем, як прогул.

Коли ви почнете оформляти відпустку без збереження заробітної плати на тривалий термін (сьогодні це можливо за угодою між працівником і роботодавцем), необхідно знати про його вплив на тривалість відпусткуного року. У стаж роботи, який дає право на черговий відпустку (відпусткуної рік), включається відпустку без змісту тривалістю не більше 14 календарних днів протягом року.
Наприклад, працівник має відпусткуної рік з 06.11.2009г по 05.11.2010р. Протягом року він двічі брав відпустку без змісту: 16к.д. + 21к.дн., всього - 37к.дн. З них в відпусткуної рік включаються тільки 14. В результаті 23к.дн. потрібно відняти від відпусткуного року. Таким чином, він буде обчислюватися з 06.11.2009г по 28.11.2010г.

Трудовий кодекс в статті 128 глави 19 вказує, що неоплачувану відпустку надається з поважних причин, але якими саме, не уточнює. Тому ви можете самостійно їх виділити. Для цього закріпіть їх в будь-якому локальному нормативному акті, наприклад, в колективному договорі або в положенні про трудовому розпорядку. До таких причин можете віднести: сімейні обставини, хвороба близьких людей, канікули дитини та інші. Також зробіть позначку, що в тому випадку, коли відпустку неможливий у зв`язку з виробничою ситуацією, він не надається.

Для того щоб надати відпустку без збереження заробітної плати, ви повинні отримати від самого співробітника заяву. Він повинен вказати в ньому дату початку відпусткуа, його тривалість, причину. Також можна прикріпити до такої заяви та копії документів, які підтверджують обставини, наприклад, якщо це пов`язано із захворюванням дитини, то необхідно додати довідку з медичного закладу - лікарняний лист.

Після цього складіть наказ (розпорядження) про надання відпусткуа (форма № Т-6). У ньому вкажіть період відпусткуа, а також його вид, тобто напишіть «відпустку без збереження заробітної плати». Підпишіть даний документ у керівника і віддайте на ознайомлення співробітникові, який після цього повинен поставити підпис.

Потім внесіть відомості про відпусткуе в особисту картку працівника (форма № Т-2). Для цього там є спеціальна графа на четвертій сторінці, яка називається «Відпустка». Також вкажіть, що відпустку є неоплачуваним.

Не забудьте прописати про наданий відпусткуе в табелі обліку робочого часу (форма № Т-12), поставивши код «ДО».