Отримайте від працівника заяву на відпустку без змісту (Він же без збереження заробітної плати). Таку заяву обов`язково має бути написано за бажанням самого працівника, але, ні в якому разі, не по вашому примусу. Така поведінка з боку керівника є незаконним.

Щоб уникнути проблем, виключіть можливість зберігання письмових пропозицій адміністрації до співробітників про відхід у відпустку без змісту. 128 стаття Трудового Кодексу говорить про те, що адміністративну відпустку, в більшості випадків, пов`язаний з сімейними (особистими) обставинами. Тому зразок для заяви на відпустку без змісту не потрібен: прохання викладається працівником у довільній формі із зазначенням конкретної підстави або причини. Бажано, щоб до заяви додавались якісь підтверджують причину документи, а в самому документі була вказана тривалість відпустки.

Заява має бути розглянута безпосереднім начальником працівника, в подальшому керівник підприємства повинен резюмувати його: «У відділ кадрів, на оформлення». Після цього можете сміливо оформляти документи і відправляти працівника в адміністративну відпустку, тобто без збереження заробітної плати.

Крім цього, Трудовий Кодекс обмежує категорії співробітників, які можуть бути відправлені у відпустку без змісту. У зв`язку з цим, уважно вивчіть 128, 173, 174, 263, 286 статті Трудового Кодексу, щоб бути впевненим, що посадова особа, яке ви збираєтеся відправити у відпустку без збереження заробітної плати, належить до даних категорій. Не допускайте видання наказів про відпустку без змісту для цілого підрозділу працівників або всього колективу підприємства. Наприклад, фраза «відправити в адміністративну відпустку співробітників виробничого відділу» буде свідчити про явне порушення трудових прав працівників.

Переговорите з працівником, поясніть йому ситуацію, в якій опинилося підприємство. Чемно попросіть його написати заяву на відпустку без збереження заробітної плати. Узгодьте з працівником терміни і підстава виходу у відпустку. У цій заяві потрібно вказувати причину індивідуального характеру, наприклад у зв`язку з сімейними обставинами працівника.

Оформіть кадровий наказ про надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати. У рядку «Підстава наказу» при його складанні необхідно послатися на заяву співробітника. Нехай працівник ознайомиться з наказом, проставивши дату і свій підпис.

Оформіть простій з вини роботодавця з правом працівників не виходити на роботу, якщо працівників не вдалося умовити написати заяви на відпустку. Складіть і підпишіть наказ про просте по підприємству. У наказі ви повинні вказати причини простою і дату його початку і закінчення. Ознайомте працівників з наказом під розпис. Час простою враховуйте в табелі робочого часу, відзначаючи відповідним умовним позначенням. Період простою з вини роботодавця ви повинні будете сплатити працівникові в розмірі 2/3 середнього заробітку.

Якщо ви точно не знаєте, скільки триватиме ситуація на підприємстві, в наказі про просте вкажіть приблизну дату закінчення простою, а потім складіть додатковий наказ.

Якщо ви зумієте довести, що простий стався з причин, не залежних ні від працівника, ні від роботодавця, і обгрунтувати це в наказі, то час простою оплачуйте працівникам в розмірі 2/3 їх окладу або тарифної ставки.