Навчитися писати ділові листи не так складно, як здається - потрібно дотримуватися ряду правил, які необхідні при складанні подібної кореспонденції. Перше правило - це точність. В процесі написання листи стежте за тим, щоб воно було точним, і щоб в ньому були відсутні слова-паразити, а також професійний жаргон, сленг і розмовні слова, які не відповідають стилістиці ділової переписки.

Уникайте в тексті листи понять і термінів, які можуть бути витлумачені двояко або невірно.

Будьте максимально лаконічні - намагайтеся вмістити повноцінну і закінчену думку в найбільш короткий формат. Чи не розписуйте на три сторінки то, що може поміститися в парі пропозицій. Лист повинен бути цікаво вашому адресату, і йому важливо отримати з нього цінну інформацію, що стає проблематичним в разі, коли лист виявляється занадто довгим.

першу фразу листи будуйте так, щоб вона викликала стійкий інтерес у адресата - це значить, що в перших фразах повинна міститися ключова інформація про те, що буде далі описано в листі. Не варто робити довгий вступ з розлогих і беззмістовних привітань.

складаючи формулювання листи, будьте переконливі, грамотні, а також не забувайте аргументувати свої слова фактами, прикладами, посиланнями, будь-якими документами або матеріалами.

Ніколи не доручайте написання ділових листів секретарям або співробітникам - все листи пишіть самі. В цьому випадку ви зможете бути впевнені в тому, що лист написано за всіма правилами, з урахуванням точки зору адресата і його індивідуальних особливостей і інтересів.

Орієнтуйтеся на мету листування і дотримуйтеся її в листі. Для цього необхідно, в першу чергу, розуміти, що будь-яке спілкування переслідує за собою необхідність інформування співрозмовника або його переконання. Залежно від тієї чи іншої ситуації, акцент може бути зміщений в одну зі сторін.

Створіть в очах співрозмовника позитивний діловий імідж. Цим кроком ні в якому разі не можна нехтувати або ставиться до нього недбало, так як сформоване ставлення до відправника листа після навіть побіжного прочитання залишиться в пам`яті у адресата надовго. На діловий імідж листи впливають шість основних критеріїв, таких як: грамотний вибір теми листа, час відповіді на лист, правильне персональне звернення, вираз вдячності за прочитання листа, завершення листа на позитивній ноті і грамотна підпис відправника.

Формуйте лояльне ставлення клієнта до себе або своєї компанії в листі. Як заявляють маркетологи, близько 80% прибутку компанії приносять її постійні клієнти, тому до їхніх вимог необхідно ставитися особливо трепетно. Для підвищення лояльності постійних клієнтів слід контролювати в листі наступні три моменти: проявляти увагу до потреб клієнта, використовувати в тексті листа лексику адресата і підкорятися логіці адресата. Лише ставши ближче до клієнта, відправник зможе в повній мірі задовольнити його побажання.

Розділіть лист на смислові компоненти. У цьому випадку воно буде звучати більш переконливо для адресата. Всього таких компонентів три: інформація про те, що пропонує відправник, чітке повідомлення про те, яку користь отримає адресат, і переконливі аргументи на доказ головних положень листа.

Структуруйте пропозиції так, щоб вони чітко відповідали нормам мови, на якому вони написані. Ця особливість написання впливає на сприйняття людиною інформації. Члени пропозиції розставляйте в найпростішому прийнятому порядку для тієї чи іншої мови. Самі пропозиції повинні бути лаконічними і простими для сприйняття. Ставте між абзацами додаткові проміжки для спрощення сприйняття інформації читачем.