В темі листа вкрай важливо написати хоча б кілька слів, щоб адресат зважився відкрити лист. В іншому випадку такий лист буде вважатися спамом.
Друге правило: «Структура»
Зміст кожного ділового листа має поділятися на такі пункти:
• Як ви дізналися про адресата
• Що можете йому запропонувати
• Яку вигоду він отримає від співпраці з вами
Третє правило: «Зворотній зв`язок»
В кінці листа вказуйте свої контакти і посаду. Одержувач відразу буде знати хто ви, як з вами зв`язатися, якщо комерційне пропозиція виявилася для нього привабливим.
Четверте правило: «Тільки російська мова»
У діловому листі не повинно бути жаргонних слів, смайликів, нецензурних слів, неприйнятих скорочень і неіснуючих мовних конструкцій. Тільки могутня російська мова.
П`яте правило: «Цінуйте час адресата»
Надсилайте ділові листи тільки в міру необхідності. Адресат не витрачатиме час на читання чергового комерційної пропозиції. Підгадати час.
Шосте правило: «Єдність листи»
Прикріплені файли, якщо такі маються на увазі, повинні перебувати в тілі листа, а не надсилатися наступним листом. На жаль, таке правило часто ігнорується.