Як написати лист у діловому офіційному стилі

Користуйтеся офіційними бланками фірми для написання ділового листа. Незалежно від того, в електронному вигляді або від руки написаний документ, в ньому обов`язково повинен міститися логотип фірми-відправника. Крім того, на бланку необхідно вказати телефони, факс, адресу сайту і електронної пошти та поштову адресу фірми. Не забувайте залишати поля по краях, які необхідні для того, щоб була забезпечена можливість підшивки в архівну папку: 3 см з лівого боку і 1,5 см - з правого.

Дотримуйтеся при складанні листа офіційного стилю. Діловий документ повинен бути однозначним. В електронному листі обов`язково вказуйте тему. Не використовуйте смайлики в діловому листуванні. У разі продовження листування необхідно залишати у вигляді цитування лист, на яке пишеться відповідь. Не обов`язково цитувати весь текст цілком, можна обмежитися лише тими фрагментами, на які складаються відповіді. В такому випадку опонентові буде простіше вловити зв`язок між вашим відповіддю і його листом.

Починайте діловий лист з ввічливого поводження, наприклад: «Шановний Іване Петровичу!». Звернення необхідно розташовувати по центру сторінки. Ім`я пишуть повністю, використання ініціалів в цьому випадку неприйнятно. Потім слід вступна частина, де повинна бути коротко сформульована мета листа. Основна частина документа є наступним розділом, в якому докладніше вказуються шляхи вирішення основних питань. Завершенням виступає підведення підсумків, а також звернення до адресата з викладом очікувань відправника від адресата або з конкретною пропозицією для вирішення питання, розглянутого в листі.

Будьте максимально коректним у заключній частині. Ні в якому разі не приймайте рішень за свого адресата. Краще висловіть надію на те, що проблема вирішиться найкращим на ваш погляд чином. Неетично квапити адресата, використовуючи такі слова, як «негайно» і «терміново». Скористайтеся більш коректної формою: «Прошу дати відповідь в такі-то терміни». У діловому листі підпис повинна мати офіційну форму. Наприклад: «З повагою, Іван Сергійович Васильєв». Вказуйте також в підписі свою посаду, контактну інформацію та назва фірми.