Як скласти лист постачальнику
Складнощі ділового листування знайомі багатьом. При складанні письмового звернення до своїх постачальників не можна втрачати жодної дрібниці. Саме від правильно складеного листа часом залежить, яким чином будуть розвиватися подальші відносини з компанією.
Вам знадобиться
- Реквізити компанії;
- реквізити адресата;
- регламент компанії про ведення ділової переписки;
- договір поставки;
- законодавство РФ (цивільний кодекс).
Інструкція
1
При складанні листа постачальнику, насамперед слід написати гриф із зазначенням реквізитів компанії. безлике лист може надати жодного впливу на адресата. Правильно оформляйте найменування організації, якщо є необхідність, напишіть підрозділ і посада особи, яка звертається до постачальнику. Реквізити організації слід вказати на початку і кінці листа. Тут повинні бути присутніми юридичний і фізичний адресу, номер телефону. Крім того, напишіть, до кого це лист адресовано.
2
Обов`язково вкажіть, на підставі яких документів діє співпрацю між організаціями. Так адресат швидше знайде потрібні документи і зрозуміє, про що йде мова в тексті листа.
3
Звертайтеся до адресата шанобливо, якщо знаєте ім`я та по батькові, то бажано адресата називати в листі саме так. Викладіть в тілі листа суть вашого звернення. Слід детально, в датах і фактах описати всі необхідні деталі. Завершіть листи повідомленням про те, чого саме ви хочете від постачальника. Конкретно і адресно пишіть ваші вимоги, прохання, звернення. Не можна допускати неоднозначності сказаного, тому як на неоднозначні фрази може послідувати неправильна реакція.
4
Підпишіться в кінці тексту. Проставте дату звернення, також потрібен підпис. В більшості випадків лист постачальнику завіряється фірмовою печаткою або штампом. У деяких організаціях існує регламент, уточніть, чи є у вашій організації такий норматив.
5
Роздрукуйте два примірники листа, щоб текст і дата листа в будь-який потрібний момент були під рукою, бажано підшити копію в вихідні документи.
Зверніть увагу
Вимагайте від постачальника не тільки усну, але і письмовій реакції від постачальника - так ви захистите себе від різного роду двозначних ситуацій.
Корисна порада
Завжди з повагою ставтеся до партнерів по бізнесу. Офіційний лист дозволяє документувати проведені переговори, фіксувати досягнуті умови.
Дотримуйтесь правил ділового листування, а також дійте згідно із законодавством та регламентом фірми. Саме керуючись цими знаннями, добийтеся поважних і прекрасних відносин з постачальником.
Статті за темою "Як скласти лист постачальнику"
Оцініть, будь ласка статтю
