Як оволодіти мистецтвом ділового листа
У кожній сфері життя є певні правила. На інавгурації президента людина в светрі буде виглядати недоречно, на званому обіді необхідно користуватися всіма столовими приборами, а не тільки виделкою і ложкою. Навіть написання ділового листа має відповідати певним стандартам, щоб воно не викликало здивування у вашого адресата.
Вам знадобиться
- комп`ютер
Інструкція
1
Пишіть листи на спеціальних бланках. Верхній колонтитул повинен містити інформацію про вашу організацію (назва, телефон, e-mail, поштова адреса). В цьому випадку адресат зможе зв`язатися з вами швидко.
Залишайте поля. Лівий відступ повинен бути 3 см, відступ справа - 1,5 см.
Користуйтеся одним і тим же розміром шрифту протягом усього листи (оптимальний варіант Times New Roman кегль 12).
Пронумеруйте листи, якщо обсяг листи більше двох сторінок. Нумерація проводиться в правих нижніх кутах.
2
Оформіть шапку наступним чином. У правому верхньому кутку вказуються посада та прізвище, ім`я, по батькові адресата. Тут же вказується тема листа. Звернення оформляється трохи нижче по центру ( «Шановний пане» або «Шановна пані»).
3
Визначте суть листа у вступі. Рекомендується використовувати традиційні форми ( «Прошу Вас ...», «Доводжу до Вашого відома ...», «Наше підприємство пропонує ...»).
Розкрийте зміст прохання або пропозиції в основній частині. Тут важлива конкретика - цифри, факти, статистика.
Підведіть підсумки в ув`язненні. Наприклад: «З огляду на вищевикладене, прошу Вас ...». Необхідно максимально чітко сформулювати свою пропозицію.
4
Пронумеруйте і перерахуйте документи, якщо вони додаються до листа.
5
Складіть підпис з двох частин. Перша частина: «З повагою» або «Щиро Ваш». Другий варіант допустимо тільки при особистому знайомстві з адресатом.
Друга частина - ваші ПІБ та посаду.
6
Перевірте лист. Воно повинно бути зрозумілим, логічним- орфографічні та пунктуаційні помилки виключені.
Корисна порада
У діловому листі все похідні займенника «ви» рекомендується писати з великої літери.
У великих організаціях на ділові листи також ставлять дату і номер вихідної документації. Завдяки цьому легше відстежити шлях письма.
Статті за темою "Як оволодіти мистецтвом ділового листа"
Оцініть, будь ласка статтю
