Основна мета посадової інструкції - привести роботу фахівця у відповідність з цілями компанії. Тут немає стандартів, але є основні правила, які мають практичне значення.

Включіть в перелік відомостей всі види діяльності, які необхідно здійснювати фахівця-службове взаємодія з колегами з свого та інших відділів. Позначте характер цього взаємодії- перелік обладнання, з яким повинен буде мати справу фахівець - сюди ж включаються відомості про матеріали та знаннях, необхідних для кваліфікованої діяльності. Опишіть нормативні показники діяльності, за що і в якому розмірі буде проводитися оплата праці-умови праці.

Посадові обов`язки працівника не можуть бути представлені значним томом - це зазвичай 2-3 листа машинописного тексту, тому опишіть всі види робіт ємко і точно, щоб надалі уникнути нерозуміння з боку працівника. Вживайте відповідно до обов`язків збірні вираження, якщо питання стоїть про роботу в офісі. Абсолютно конкретні інструкції необхідні, якщо посадові обов`язки пишуться для працівників на виробництві.

У список посадових обов`язків внесіть пункт підпорядкованості працівника.

Посадова інструкція обов`язково містить відомості про субординацію на підприємстві - це положення в документі знімає надалі претензії працівників з приводу того, хто і чим може розпоряджатися. Можливі варіанти подвійного підпорядкування - з одних питань фахівець знаходиться в розпорядженні одного керівника, за іншими - у відомстві іншого.

Наступний пункт - робочий час. Обов`язково опишіть можливість залучення до роботи в разі форс-мажорних обставин. Також пропишіть оплату за роботу у вихідні дні та свята.

Важливий момент: у посадовій інструкції обговоріть несення відповідальності сторін за дотримання зазначених у перерахованих вище пунктах обов`язків. За недотримання пропишіть міри покарання в рамках чинного законодавства.

Оформляйте посадову інструкцію строго в офіційно-діловому стилі. Кожен пункт пропишіть з нового рядка і відзначте наступної за рахунком цифрою. Документ підписується сторонами в подвійному екземплярі - один залишається у співробітника, другий - у відділі кадрів підприємства.

Оформіть шапку посадової інструкції, в якій вкажіть:

- повна назва організації (якщо це філія, то пропишіть його найменування) в лівому верхньому кутку;

- в правому верхньому кутку грифи затвердження та погодження (посада повністю, підпис і розшифровка стверджує (узгоджувального), дата затвердження (погодження)). Інструкція набирає чинності з дати затвердження документа;

- нижче з правого боку напишіть найменування документа і посади (наприклад, «Посадова інструкція майстра дільниці котелень і теплових мереж»), дату складання і номер.

У першому розділі «Загальні положення» вкажіть назву посади за штатним распісанію- вимоги до утворення, стажу роботи і віку (якщо є) - місце в ієрархії підприємства (кому підпорядковується посадова особа і хто підпорядковується йому) - за якими умовами призначається, заміщається, звільняється від должності- можливість совмещенія- якими документами керується при роботі.

У розділі «Посадові обов`язки» визначте напрямок діяльності працівника, мети його роботи для підприємства. Тут же вкажіть і його функції, форми участі спеціаліста в управлінні організацією (підприємством, відділом тощо): погоджує, контролює, виконує, курирує і т.д.

У наступному розділі «Права» визначте, які права має посадова особа відповідно до трудового договору і законодавством України про працю (наприклад, «давати підлеглим йому працівникам ділянки обов`язкові до виконання доручення», «знайомитися з проектами рішень керівника, що стосуються діяльності відповідного структурного підрозділу або ділянки виконуваної ним роботи »і т.д.).

У четвертому розділі «Відповідальність» вкажіть, за що несе відповідальність працівник, в яких випадках на нього може бути накладено стягнення (наприклад, «майстер ділянки котелень і теплових мереж несе відповідальність за недостовірну інформацію про стан виконання планів робіт очолюваного ділянки» і т.д .).

Ознайомте працівника з посадовою інструкцією під розпис. Лист ознайомлення, де ставляться дата і підпис посадової особи, додається до інструкції.