Загальні відомості про бази даних
База даних є інструментом для збору і організації інформації. Вони можуть містити дані про людей, продуктах, фінансах і багато іншого. Створення бази починається з простого списку або електронної таблиці. Згодом це список зростає, і в даних починають проявлятися надмірність і неузгодженість. Їх стає важко сприймати у вигляді списку. Після того, як ці проблеми починають з`являтися, хорошою ідеєю буде перетворити їх в базу даних, за допомогою системи управління базами даних (СКБД). Одним з кращих продуктів в цій сфері є Microsoft Office Acess, який поєднує гнучкість, простоту в обігу і зручний інтерфейс.
таблиці
Таблиця в базі даних зовні схожа на просту таблицю тим, що дані в ній зберігаються в рядках і стовпцях. В результаті, як правило, досить легко імпортувати звичайну таблицю в базу даних. Основна відмінність між електронною таблицею і базою даних складається в рівні організованості інформації.
Кожен рядок в таблиці називається записом. Окремі частини інформації зберігаються в записах. Кожна з них складається з одного або декількох полів. Поля є аналогами стовпців в таблиці. Наприклад, можна створити таблицю з назвою «Співробітники», де кожен запис (рядок) містить особисті дані працюючого (ім`я, прізвище), а кожне поле (стовпець) дає інформацію про нього (адреса і т.д.). Поля повинні бути позначені, як певний тип даних, будь то текст, дата, час, число, або інший вид інформації.
форми
Форми іноді називають «екраном введення даних». Це тип інтерфейсу, який використовується для роботи з вашими даними. Форми часто містять кнопки команд, які виконують різні функції. Базу даних цілком реально створити і без використання форм редагуючи дані, що вводяться в довідкових таблицях. Однак в більшості баз даних форми використовуються для перегляду, введення і зміни таблиць.
запити
Запити є справжніми робочими конячками в базі даних і можуть виконувати безліч різних функцій. Їх найбільш поширеним застосуванням стало отримання конкретних даних з таблиць. Інформація, яку хоче отримати користувач, як правило, розподілена по декількох таблицях. Запити дають можливість переглядати всі таблиці одночасно і виводити результат пошуку на екран. Крім того, запити дозволяють додавати критерії, фільтруючі дані по конкретним запитом.
Звіти
Звіти застосовуються для узагальнення та подання даних в таблицях. Кожен звіт можна редагувати, щоб подати інформацію в різних форматах. Звіт можна створити в будь-який момент, і він буде відображати поточний стан бази даних.
макроси
Макроси в Access є певним аналогом мови програмування, який використовується для додавання функціональності баз даних. Наприклад, при прикріпленні макросу до кнопки на формі, він буде виконуватися щоразу, коли ця кнопка натиснута. Макроси містять дії для виконання певних завдань, таких як створення звіту, виконання запиту або виправлення інформації. Більшість операцій з базами даних, які робляться вручну, можна зробити автоматичними за допомогою макросів. Таким чином економиться велика кількість часу і ресурсів ПК.
