Запустіть програму Access і через меню в закладці «Файл» натисніть на «Створити». Потім виберіть «База даних» та натисніть OK. З`явиться вікно, в якому вам потрібно буде вказати назву бази даних або погодитися із запропонованим db1, а також необхідно буде вибрати місце зберігання бази.

Після створення бази з`явиться вікно з функціями для подальшої роботи. Зліва знаходяться колонка з переліком розділів. Пункт «Таблиці» повинен бути виділений за замовчуванням. Праворуч від колонки знаходиться перелік варіантів для створення таблиць бази: «Створення таблиці в режимі конструктора», «Створення таблиці за допомогою майстра», «Створення таблиці шляхом введення даних».

Натисніть на «Створення таблиці в режимі конструктора» для створення нової таблиці в базі даних. На екрані з`явиться нове вікно з сіткою в його верхній частині для введення параметрів таблиці: поля, тип полів і опис. У нижній частині вікна з`являються властивості кожного нового поля.

Створіть таблицю з чотирма полями:
1. Код. Тип поля - числовий.
2. Прізвище. Тип поля - текстовий.
3. Ім`я. Тип поля - текстовий
4. Телефон. Тип поля - текстовий.
Перейдіть до першого поля і, клацнувши правою кнопкою мишки, виберіть пункт «Ключове поле». Закрийте і збережіть створену таблицю під зручним для вас назвою, наприклад «Агент». Відкрийте створену таблицю і введіть дані двох агентів.

Створіть ще одну таблицю з трьома полями:
1. Посада. Тип поля - текстовий.
2. Заробітна плата. Тип поля - грошовий.
Закрийте і збережіть створену таблицю під назвою, наприклад «Співробітник». Відкрийте створену таблицю і введіть дані на двох співробітників.

Натисніть на закладку «Запити», а потім на «Створення запиту в режимі конструктора». Відкриється вікно з переліком, створених в програмі таблиць. Виберіть обидві вже створені таблиці. У нижній частині бланка запиту в першому стовпці виберіть поле «Сотруднік.Фамілія», а в другому стовпці - «Організація.Должность». Закрийте і збережіть бланк запиту «Посада співробітника». Якщо відкрити цей запит, то ви побачите тільки два стовпці «Прізвище» та «Посада». Тут буде відображатися тільки інформація, що цікавить, яку посаду займає конкретний співробітник.

Для зручності заповнення бази даних натисніть на закладку «Форма», а потім «Створити форму за допомогою майстра». У вікні, виберіть таблицю «Агент», а потім з вікна «Доступні поля», використовуючи кнопку зі стрілочкою, перемістіть у вікно «Вибрані поля» поля «Прізвище», «Ім`я», «Телефон». Натисніть кнопку «Далі» і виберіть зручний формат форми, наприклад, «Стрічковий». Натисніть кнопку «Далі» і виберіть стиль, наприклад, «Стандартний». Натисніть кнопку «Далі» і назвіть форму «Агент». Натисніть кнопку «Готово». З`явиться форма з двома полями, в яких вже є інформація про двох агентів. Нижче розташовано порожнє поле, в яке можна вводити інформацію про третій агента і так далі.

У вікні бази даних виділіть «Звіти» і натисніть на закладку «Створення звіту за допомогою майстра». У вікні, виберіть запит «Посада співробітника». З лівого вікна перенесіть в праве поля «Прізвище» та «Посада», натисніть кнопку «Далі», а потім кнопку «Готово». На екрані з`явиться бланк звіту з інформацією з обраного запиту. Функція звіту дає можливість вибирати потрібну інформацію з бази даних для більш зручного сприйняття. Також звіти можна виводити на друк.

Макроси дозволяють автоматизувати дії над об`єктами бази даних. Клацніть на закладку «Макрос», а потім на кнопку «Створити». Відкриється вікно конструктора. У списку оберіть дії «ОткритьЗапрос», а потім виберіть ім`я запиту «Посада співробітника». Закрийте вікно і збережіть створений макрос. Клацніть мишкою двічі на створений макрос і відкриється запит «Посада співробітника».

Для того щоб створити базу даних буде потрібна спеціальна офісна програма Access. Запустіть її з панелі "Пуск".

Створіть новий документ. Для цього на "панелі інструментів" Виберіть "Нова база даних". Дайте їй назву і збережіть. Потім можете безпосередньо приступати до створення самої таблиці. У пункті "таблиці" Виберіть "Створення таблиці в режимі конструктора". Можна і інший режим брати: "Створення таблиці за допомогою майстра" або "Створення таблиці шляхом введення даних".

Ви побачите таблицю. Вона складатиметься з декількох полів, наприклад, "ім`я поля", "типу даних", "опис". Заповнюєте за своїми вимогам і зберігаєте. Перехід з одного осередку в іншу можна здійснювати за допомогою клавіші "Tab". Ширину стовпців регулюють за допомогою перетягування кордонів.

Можна створити міжтабличних зв`язок. Роблять це в спеціальному вікні "схема даних". натискаєте на "панелі інструментів" пункт "сервіс", Далі графа "схема даних". Буде діалогове вікно "Додавання таблиці". натискаєте на "Додати" і знаходите назва вашої таблиці. натисніть "Shift" і виділяєте кілька полів, які вам треба. Потім перетягніть їх на список і відпустіть. Повинно відкритися вікно "Зміна зв`язків. Виберіть потрібні вам поля.

База даних у вигляді електронної таблиці створюються і в Microsoft Excel. Для початку роботи запустіть цю програму. Натисніть «Пуск». Знайдіть «Програми» і виберіть Microsoft Excel. Досить часто таблиці зберігають в робочій книзі. Для її створення зайдіть в «Файл» і «Створити». На ярлику робочого аркуша клацніть двічі. Це дозволить дати ім`я документу. Натисніть «Файл» і виберіть «Зберегти як». У поточних осередках вводите заголовки і дані. Коли база даних буде готова, збережіть документ. Для того щоб осередок стала поточної, треба по ній клацнути два рази мишкою. Кожен стовпець у таблиці повинен мати свою назву.