Як писати протокол наради

Той, хто веде протокол наради, повинен бути в курсі всіх рішень минулих нарад, щоб розуміти логіку прийнятих рішень. Якщо ви ведете протокол на нараді, візьміть копії протоколів кількох попередніх нарад. На нараді відразу ж зафіксуйте питання, винесені на порядок денний.

Навпроти кожного питання, винесеного на порядок денний, записуйте все думки, висловлені в ході наради. Це можна робити коротко, адже протокол остаточно буде оформлений не в ході наради, а після нього. Сенс цих записів полягає в тому, що з ними ви не втрачаючи жодної важливої висловленої думки. Також записуйте імена тих, хто висловлюється, щоб пам`ятати, хто що сказав і на яку тему. З висловлювань записуйте лише факти, а не особисті думки або припущення.

саме оформлення протокола має відбуватися відразу після наради, щоб не були забуті важливі моменти або не були втрачені записи. Протокол повинен містити короткий опис наради в діловому стилі. Для цього використовуйте непряму мову, пишіть все в минулому часі: "І.І. Іванов зазначив, що ...".

зміст протокола має складатися з:
1. "шапки" із зазначенням мети проведення та дати наради, іноді також із зазначенням часу початку наради-
2. списків присутніх і не присутніх осіб-
3. короткий зміст прийнятих рішень - із зазначенням ініціаторів цих рішень.

Документ оформляється на основі чорнових рукописних записів, аудіозаписи або стенограми, які секретар веде в ході наради, використовуються також матеріали, підготовлені безпосередньо для засідання: тексти виступів, проекти рішень, порядок денний і списки присутніх.

На першому рядку протоколу записується офіційна назва підприємства або організації. На другий - великими літерами вид документа ПРОТОКОЛ. Нижче - дата наради (НЕ день оформлення записів), номер, присвоєний при реєстрації, і місце складання документа. Далі в нижньому лівому кутку великими літерами робиться запис про вид наради. Не забудьте узгодити в родовому відмінку зі словом «протокол». Наприклад, «наради керівників відділів».

У вступній частині документа зазначаються такі дані: ПІБ голови та секретаря, кількість учасників наради і спеціально запрошених людей, повістка наради. Прізвища членів колегіального органу або осіб, які мають право голосу, записуються строго за алфавітом. При вказівці загальної кількості присутніх, без перерахування прізвищ в самому протоколі, виноска на список реєстрації є обов`язковою умовою ( «список додається»). Список повинен бути в додатках до протоколу. В останню чергу записується номерний перелік питань, що обговорюються на нараді, із зазначенням прізвищ доповідачів і виступаючих.

Основна частина даного виду документа складається з трьох структурних частин, за кількістю питань у порядку денному. Кожна частина будується за схемою: «слухали» або «виступили», «вирішували», «постановили» або «вирішили». У них записується хід наради і обговорення по кожному пункту порядку. У частині «виступили» іноді записуються питання і відповіді. наприклад:
«Питання: Якщо буде прийнято рішення про реорганізацію підприємства, чи будуть звільнені співробітники?
Відповідь: Ні »(прізвища не потрібно вказувати)
В розділ «постановили» записуються і результати голосування. Або «Одноголосно», або «за» - 10, «проти» - 4, «утрималися» - 3. Текст рішення записується в формі наказового способу, обов`язково вказується термін виконання і виконавець.

В кінці оформленого протоколу ставиться підпис голови та секретаря.