Зазвичай під час відсутності першої особи компанії його обов`язки повинен виконувати заступник директора. Але якщо такого немає в організації, то керівнику необхідно призначити виконуючого його обов`язки.

Виберіть співробітника, який буде виконувати обов`язки під час відсутності директора (Вихід у відпустку, відрядження, тимчасова непрацездатність). Зазвичай призначається керівник одного зі структурних підрозділів. Напишіть повідомлення фахівця, в якому вкажіть посадові обов`язки, які йому належить виконувати за першу особу фірми. Впишіть розмір доплати, яка буде винагородою за суміщення професій.

Визначте термін, на який встановлюється виконання обов`язків директора. На повідомленні співробітник повинен висловити свою згоду / незгоду на заміщення керівника. І в тому і в іншому випадку йому необхідно написати заяву. Якщо працівник висловлює позитивне рішення, то йому слід відповідно до повідомлення вказати термін, розмір оплати, назва посади, виконання обов`язків якої йому належить виконувати поряд зі своєю трудовою функцією. Коли фахівець висловлює свою незгоду з суміщенням, йому потрібно вписати причину, по якій це неможливо.

Складіть додаткову угоду до трудового договору працівника, який буде поєднувати виконання своєї трудової функції поряд з посадовими обов`язками директора організації. Пропишіть умови відповідно до повідомлення, які встановлюються співробітнику при суміщенні професій. З боку роботодавця право підпису має керівник організації, з боку працівника - призначений виконуючий обов`язки генерального директора компанії фахівець.

Складіть наказ про призначення виконуючого обов`язки директора. Вкажіть термін, протягом якого працівник буде суміщати посади. Пропишіть перелік трудових функцій керівника, які йому слід виконувати. Напишіть розмір доплати, яка буде винагородою за виконання обов`язків першої особи фірми. Ознайомте фахівця з наказом, в потрібному полі якого йому потрібно поставити особистий підпис, дату ознайомлення з документом. Завірте документ печаткою фірми, підписом директора підприємства.

У трудову книжку про суміщення посад записи вносити не потрібно. Складіть довіреність на право підпису за генерального директора. Вкажіть термін дії документа. Впишіть перелік документації, яку має право підписувати фахівець, виконуючий обов`язки керівника організації. Необхідно враховувати, при підписанні документів, що мають юридичний, правової, трудової характер, співробітник повинен вказувати свою посаду відповідно до штатного розкладу, своє прізвище, ім`я, по батькові, ставити особистий підпис. Ні в якому разі не потрібно писати «виконуючий обов`язки директора», Так як в кадрових документах такої посади немає.

При перекладі працівника на іншу посаду для виконання обов`язків, необхідно отримати його письмову згоду. Згода не потрібна, якщо заміщення викликано особливими причинами і виробничою необхідністю, але тільки в тих випадках, якщо посада оплачується однаково з попередньої і умови праці не стали гірше.

Роботодавець оформляє наказ із зазначенням ПІБ виконуючого обов`язки, посаду, а також найменування посади, на якій співробітник буде виконувати обов`язки, дату переведення та його термін.

У випадках якщо зарплата на посаді, на яку здійснено тимчасове переведення, вище, то передбачається доплата у вигляді різниці між колишньою зарплатою і оплатою за призначеною посади.

Також передбачено виконання обов`язків без відриву від основної посади. У цьому випадку роботодавець випускає наказ і вказує в ньому всі умови виконання обов`язків, терміни і суму доплати за суміщення. У випадках поєднання, письмова згода працівника є обов`язковою умовою незалежно від виробничої необхідності.

Якщо, для виконання обов`язків тимчасово відсутнього працівника, беруть особа з боку, оформляється звичайне працевлаштування за строковим договором із зазначенням початку трудових відносин і їх завершення.

Від претендента має надійти заява про прийом на тимчасову роботу. Також буде потрібно трудова книжка, документи про освіту, ІПН, страхове пенсійне свідоцтво та інші документи, в залежності від специфіки роботи.

Роботодавець випускає наказ про прийом на тимчасову роботу із зазначенням всіх умов прийому.

Призначати виконання обов`язків на вакантну, виборну, конкурсну посади не можна. При оформленні трудових відносин з даними співробітниками повинен бути пункт про порядок їх заміщення із зазначенням декількох заступників, а також у заступників, запис в трудовому договорі про порядок виконання обов`язків і умов роботи під час заміщення.