Проведіть інвентаризацію трудових книжок на підприємстві за описом відповідно до форми № інв-16, затвердженої постановою №88 Держкомстату РФ від 18 серпня 1998 року «Про затвердження уніфікованих форм». Створіть інвентаризаційну комісію наказом підприємства. Призначте відповідальна особа для обліку і зберігання трудових книжок.

Складіть акт про списання. Заповнення документів ведеться керівником підприємства або відповідальною особою за облік і зберігання бланків трудових книжок. Акт не регламентований законодавством, тому заповнюється у вільній формі або на бланку актів підприємства. Обов`язково вкажіть назву організації, найменування документа і дату його складання, зміст господарської операції про списання. Вкажіть кількість трудових книжок, які підлягають списанню, і їх вартість. Вкажіть в акті причину списання, реквізити трудових книжок і дату списання.

Складіть наказ на бланку організації про створення ліквідаційної комісії бланків суворої звітності. Завірте наказ підписом керівника і печаткою підприємства. Вкажіть усіх членів ліквідаційної комісії в акті списання з описом займаних ними посад на підприємстві. Складіть наказ про призначення відповідальних осіб за списання. Вкажіть відповідальних осіб за списання і завірте акт їх підписами на підставі п.2 ст.9 закону Росії №129-ФЗ від 21 листопада 1996 року «Про бухгалтерський облік». Завірте акт печаткою організації.

Підшийте до складеного акту чисті бланки трудових книжок. Внесіть в прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудових книжок і вкладишів запис про списання відповідної трудової книжки, згідно з постановою №69 Міністерства праці РФ від 10 жовтня 2003 року. Після знищення бланків необхідно списати їх вартість з бухгалтерського рахунку, де вони вже були.

Спочатку окремим наказом створюється відповідальна комісія в складі голови і трьох осіб, яка вирішує питання про списання, оформляє і підписує акти. Одним з членів комісії обов`язково повинен бути бухгалтер. Майте на увазі, що сам бібліотекар до складу комісії не входить.

Далі оформляєте акт на списання книг з навчального або основного фонду. Складаєте акт за формою ОКУД №0504144 в двох примірниках. Перший примірник потрібен для Адміністрації району, другий - для відділу бухгалтерії, що займається матеріальними цінностями. Не забудьте також зробити копію акта про списання книг, необхідний для бібліотеки, але тільки після того, як акт затвердять в адміністрації району. Майте на увазі, що акт оформляється без помарок і виправлень.

Якщо у вас шкільна бібліотека, то необхідно скласти супровідний лист Главі Адміністрації району, яке має бути зареєстроване в канцелярії школи. Згідно з правилами документообігу присвоюється вихідний № документа. Далі всі документи підшиваються в картонний швидкозшивач і здаєте в матеріальний відділ бухгалтерії.

Протягом місяця бухгалтерія зобов`язана віддати розпорядження про списання. Після отримання такого розпорядження ви повинні утилізувати книги, тобто здати їх в макулатуру. Цей процес повинен також бути строго підзвітним (накладні, квитанції тощо)