Як вести облік трудових книжок

Вести книгу з обліку документів про підтвердження трудової діяльності потрібно кожному роботодавцю. Це є законодавчою нормою. При порушенні ТК РФ на компанію може бути накладено штраф.

На титульному аркуші книги обліку основних документів про трудову діяльність персоналу вкажіть назву організації, що відповідає назві підприємства, написаного в статуті або іншому установчому документі фірми. Якщо ОПФ компанії є ІП, напишіть персональні дані особи, зареєстрованої як ІП. Вкажіть дату введення даної книги. Зберігати цей документ рекомендується приблизно 50 років, це регламентує ТК РФ. Відрахуйте з моменту заповнення титульного аркуша книги цей термін. Потім напишіть дату, до якої необхідно зберігати цей документ в архіві фірми.

Призначте відповідального за ведення книги. Для цього складіть наказ. Вкажіть в ньому персональні дані, назва позиції, по якій трудиться співробітник. Як правило, це фахівець кадрової служби.

На першій сторінці книги вкажіть період роботи відповідальної особи. В даний термін співробітником вносяться відомості про трудові книжки, власників цих документів.

У першому стовпці книги на другій сторінці впишіть порядковий номер, у другому, третьому, четвертому - дату, коли заведений бланк основного документа про підтвердження трудової діяльності. Якщо у співробітника раніше заводилася трудова книжка, напишіть дату оформлення в цю фірму.

У п`ятому стовпці книги вкажіть прізвище, ім`я, по батькові фахівця, власника документа про підтвердження трудової діяльності. У шостий графі напишіть серію, номер, трудової книжки або вкладиша. У сьомому стовпці впишіть найменування позиції, по якій працює працівник, який отримав нову трудову книжку або здав раніше завірений, заповнений документ роботодавцю.

У восьмий графі книги вкажіть найменування компанії, структурного підрозділу, куди прийнято працівника. У дев`ятому стовпці напишіть дату, номер наказу (розпорядження) про прийом на посаду. У десятій графі проставляє підпис відповідальний працівник, якому власник трудової книжки передав документ. При закладі нового документа про трудову діяльність в одинадцятий стовпець вкажіть розмір грошових коштів, які були сплачені за бланк. Врахуйте, що зазначена сума стягується з працівника.

При звільненні фахівця в дванадцятій графі напишіть дату, номер розпорядження про розірвання трудових відносин. У тринадцятому стовпці ставиться підпис спеціаліста, який звільняється. При розірванні договору співробітнику видається трудова книжка із записом про звільнення.