Для того щоб провести нараду і воно пройшло успішно, потрібно його правильно організувати і підготувати. Бажано заздалегідь про нього повідомити, щоб змогли підготуватися і інші.
Існує кілька основних типів нарад: вирішення проблеми, прийняття рішення, звіт, обмін думками і зворотний зв`язок. Варто розібратися в двох основних:
- Рішення проблеми. Тип наради, при якому визначають проблему, а потім знаходять шляхи її вирішення.
- Прийняття рішення. Тип наради, при якому вибирають конкретне рішення для подальшої реалізації.
Рішення може бути одностайним, вибиратися шляхом голосування або ґрунтуватися на думці конкретних осіб. Найчастіше це керівники, досвідчені працівники або головні акціонери (якщо такі є).
Для того щоб правильно провести нараду необхідно заздалегідь підготуватися і вирішити:
- хто і як зможе допомогти при прийнятті рішення-
- в якому приміщенні воно буде проводіться-
- скільки часу потребуется-
- яке обладнання необхідно для проведення.
Існує кілька схем проведення наради. Наприклад, в демократичному суспільстві, більш прийнятна і показова система голосування. Хоча, як показує практика, рішення прийняте лідером - більш стійке і займає менше часу на саме прийняття. Важливо пам`ятати, що дебати - не зовсім бажана схема. Їх тривалість прямо пропорційна темі. Тобто, чим простіше і зрозуміліше питання, тим довше буде тривати його обговорення. Так, існує ризик, що прийняття рішення затягнеться до нескінченності.
Так само, існує кілька непорушних, допоміжних правил:
- Нарада варто починати вчасно. Підопічним, які весь час запізнюються, можна дати якийсь завдання. Тим самим - мотивувати.
- Цікавитися спочатку наради - чи зможуть залишитися до кінця. Якщо немає - запитати причину. Це зменшить спокуса недбайливих співробітників піти до кінця.
- Записувати питання на дошці. Це позбавить від зайвих повторів.
- Вислуховувати всі запропоновані ідеї. Не давати можливість комусь нешанобливо домінувати.
- Якщо будь-хто своїм неприйнятною поведінкою порушує хід наради - попросити піти. Потім знову продовжити нараду.
