Повідомте співробітників про час і місце проведення наради, якщо такі проходять на нерегулярній основі. Зробіть розсилку по електронній пошті за кілька днів, щоб це не стало раптової новиною для колективу. У листі інформуйте співробітників про тему, щоб не викликати чутки і домисли, які можуть розвинутися до абсурду.

Попросіть співробітників підготувати матеріал, який ви збираєтеся обговорити, і який вимагає прийняття колективних рішень. Завчасно розробіть і вишліть співробітникам структуровану форму звіту, це дозволить не розтікатися в обговоренні, а переходити до цифр, викладкам. Крім того, стандартна звітність дозволить порівняти результати різних відділів, буде додатковим джерелом мотивації.

Переконайтеся, що запрошені зібралися, і коротко викласти суть справи. Якщо хто-небудь із співробітників спізнюється, починайте без нього, не змушуйте тих, хто цінує свій і ваш час, чекати одного запізнився.

Дозвольте кожному висловитися по темі наради. Якщо збори персоналу присвячено звітності або результатами роботи, дайте представнику кожного відділу слово, але не дозволяйте перейти наради в нудний розповідь. Акуратно і тактовно переривайте доповідача, питаннями направляйте його в потрібне русло. Також не допускайте виникнення конфліктних ситуацій, коли наради перетворюються в спосіб вирішення проблем між різними відділами, наприклад, бухгалтерією і продають підрозділом, особисті питання вирішуйте з кожним співробітником окремо. Коли кожен висловив свою точку зору з конкретного питання, закрийте тему і перейдіть до наступного пункту програми зборів.

Використовуйте правило «батога і пряника». Хваліть представників відділів, чиї результати роботи перевершили ваші очікування, акуратно журіте тих, хто не дотягує до встановлених планом показників. Такі наради стануть хорошим стимулом для кращої роботи і вирішення поставлених завдань. Якщо в роботі якогось відділу виявляється систематичне «недотягіваніе», запропонуйте колективу обговорити цю проблему і спільно прийняти антикризові рішення. Не дозволяйте собі прилюдно жорстко висловлюватися на адресу окремих співробітників, які не принижуйте персонал.

Підведіть підсумки наради, ще раз уточніть, які саме рішення було прийнято, які плани поставлені. Кожен з присутніх повинен усвідомити, яких дій і результатів від нього чекають, і в які терміни він повинен це виконати. На наступній нараді проконтролюйте процес виконання розпоряджень і вирішення поставлених завдань.

Призначте дату ділової зустрічі. Заздалегідь повідомте всіх учасників. Залежно від формату заходу і від того, з ким ви проводите ділову нараду, це може бути усне запрошення, телефонне, по електронній пошті, діловим листом. Бажано розіслати всім і порядок денний, з позначеними питаннями для обговорення, основними доповідачами, регламентом і довідковими матеріалами. Якщо учасники будуть більш підготовленими, обговорення ділових питань піде ефективніше.

Подумайте, яке місце найзручніше для вашої ділової зустрічі. Відповідним приміщенням може стати власний конференц-зал компанії або переговорна кімната. Варто переконатися, що ніхто з ваших колег не претендує на проведення в ньому іншого наради в цей же час. Орендований конференц-зал - також можливий і досить зручний варіант. Таку послугу пропонують готелі та мотелі, бізнес-центри, освітні установи.

Іноді ділові зустрічі проводяться в кафе або ресторанах. Такий варіант доречний, коли кількість учасників невелика. Якщо ви хочете поєднати переговори з обідом або сніданком або влаштувати ділову вечерю, вам доведеться зарезервувати столик заздалегідь. Місце не повинно бути гучним, інакше обговорювати ділові питання буде важко. Небажано також вибирати екстравагантні і екзотичні варіанти, ваші смаки можуть не збігатися з уподобаннями інших учасників. Тому краще зупинитися на закладі класичного характеру або пересвідчитися, що ваші партнери повністю поділяють ваші уподобання.

Підготуйте і перевірте апаратуру. Проектор, мікрофон, телефонна і відео апаратура - відрегулюйте і налаштуйте все заздалегідь. Техніка має звичай ламатися і вимикатися в самий невідповідний момент.

Підрахуйте, чи вистачає стільців всім учасникам. Прослідкуйте, щоб в кімнаті не було занадто душно або дуже холодно. Не забудьте про письмових приладді - вам слід забезпечити кожного ручкою і папером. Розкладіть роздатковий матеріал. Зробіть і розставте таблички з прізвищами та іменами учасників, якщо це необхідно.

Якщо ділова зустріч тривала, можливо, знадобиться кава-пауза або перерву на обід. У будь-якому випадку подбайте про воду - непоганим варіантом буде пляшка з водою і стаканчик біля кожного учасника.