Нарада - традиційний атрибут будь-якого управлінського процесу. Значимість, характер, технічний рівень, тривалість цієї ділової зустрічі можуть бути різними в залежності від конкретних цілей і умов проведення. У той же час у цього заходу є дві головні відмінні риси: на нараді обговорюється та чи інша проблема або завдання, а підсумком має стати певне рішення. Результативне нараду вимагає чіткої організації.

Інструкція

Перед скликанням наради та запрошенням на нього певного складу учасників сформулюйте мету робочої зустрічі. Уточніть для себе: яким рішенням воно повинно завершитися. Підсумком може бути затвердження плану роботи на певний період, розробка проекту актуального наказу, складання мережного графіка і т.д.

Якщо на нараді буде вирішуватися якась проблема, мета ділового зборів покличе на питання: чому, навіщо і як. Є непорушне правило: перш ніж домовлятися, треба домовитися, про що піде мова. Може трапитися так, що авторитетні учасники наради виявляться при думці, що оголошеної проблеми не існує. Особливі наради - з генерування (виробітку) ідей. Вони можуть проходити у вигляді так званого «мозкового штурму». Обстановка для такої процедури потрібна нестандартна, творча.

Важливий етап підготовки наради - формулювання порядку денного. Нарада може виявитися марним і непродуктивним, якщо його інформаційна та проблемна складові не працюватимуть. Тому чітко продумувати постановку теми розмови. Порівняйте: «Питання про зростання продажів продукту А в роздрібній мережі» та «Узгодження дій по збільшенню продажів продукту А в роздрібній мережі». У першому випадку обговорення може перетворитися в банальні звіти, у другому - в вирішення наболілих проблем.

Важливе значення має місце проведення наради. Є вірне психологічне спостереження: якщо обговорення проводиться в кабінеті керівника, його погляд на вирішення тієї чи іншої проблеми може свідомо виявитися домінуючим і кращим. Оптимальним варіантом може стати будь-яке інше приміщення (конференц-зал, простора кімната). Пам`ятайте: зона комфортного спілкування - відстань близько метра. По можливості, враховуйте це при розстановці стільців. Гарні для нарад круглі або овальні столи. Виїзна нарада може бути ще більш доречним в конкретних ситуаціях, але це дуже витратний варіант.

Вдумливо плануйте час наради. Нераціонально призначати його перед обідньою перервою або в кінці робочого дня Ранкові години краще. Якщо нараду планується тривалим, організуйте перерви або кави-паузи (щогодини - по 5-10 хвилин). Якщо вам потрібно провести інформаційне нараду-оперативку, можливий варіант без класичного засідання, тобто без стільців.

Дисциплінує співробітників організації і стає частиною корпоративної культури чіткий графік проведення нарад: рекомендується проводити їх в постійний день тижня і в певний час (наприклад, в п`ятницю вранці).

Серйозні наради часто вимагають наочності: демонстрації таблиць, схем, показу відеоматеріалів. Бажано мати для цих потреб маркерну дошку, фліп-чарт, екран.

Рада 2: Як провести нараду

Проведення нарад - одне з найважливіших завдань будь-якого менеджера. Багато що залежить від того як воно буде проведено і яке рішення буде згодом прийнято. Як показує статистика, 80% часу менеджер витрачає саме на наради і конференції. По суті, це складова - головна частина його роботи.

Для того щоб провести нараду і воно пройшло успішно, потрібно його правильно організувати і підготувати. Бажано заздалегідь про нього повідомити, щоб змогли підготуватися і інші.

Існує кілька основних типів нарад: вирішення проблеми, прийняття рішення, звіт, обмін думками і зворотний зв`язок. Варто розібратися в двох основних:

Рішення проблеми. Тип наради, при якому визначають проблему, а потім знаходять шляхи її вирішення.

Прийняття рішення. Тип наради, при якому вибирають конкретне рішення для подальшої реалізації.

Рішення може бути одностайним, вибиратися шляхом голосування або ґрунтуватися на думці конкретних осіб. Найчастіше це керівники, досвідчені працівники або головні акціонери (якщо такі є).

Для того щоб правильно провести нараду необхідно заздалегідь підготуватися і вирішити:

хто і як зможе допомогти при прийнятті рішення;

в якому приміщенні воно буде проводитися;

скільки часу буде потрібно;

яке обладнання необхідно для проведення.

Існує кілька схем проведення наради. Наприклад, в демократичному суспільстві, більш прийнятна і показова система голосування. Хоча, як показує практика, рішення прийняте лідером - більш стійке і займає менше часу на саме прийняття. Важливо пам`ятати, що дебати - не зовсім бажана схема. Їх тривалість прямо пропорційна темі. Тобто, чим простіше і зрозуміліше питання, тим довше буде тривати його обговорення. Так, існує ризик, що прийняття рішення затягнеться до нескінченності.

Так само, існує кілька непорушних, допоміжних правил:

Нарада варто починати вчасно. Підопічним, які весь час запізнюються, можна дати якийсь завдання. Тим самим - мотивувати.

Цікавитися спочатку наради - чи зможуть залишитися до кінця. Якщо немає - запитати причину. Це зменшить спокуса недбайливих співробітників піти до кінця.

Записувати питання на дошці. Це позбавить від зайвих повторів.

Вислуховувати всі запропоновані ідеї. Не давати можливість комусь нешанобливо домінувати.

Якщо будь-хто своїм неприйнятною поведінкою порушує хід наради - попросити піти. Потім знову продовжити нараду.

Зверніть увагу

Хід наради не повинні порушувати прикрі дрібниці (нестача ручок, паперу у учасників). Заздалегідь поставте воду, склянки, при необхідності розкладіть листи з порядком денним.

Корисна порада

Все частіше на підприємствах впроваджуються стандарти підготовки, проведення та контролю за результатами нарад. У них регламентуються питання:
- хто і як ініціює проведення зборів, хто і як їх готує;
- хто веде зустрічі (в залежності від формату);
- як формулюються рішення і як вони вносяться в систему контролю-
- хто і як контролює виконання прийнятих на нараді рішень.