Існує певний бланк цього документа. Їм є так звана форма № КО-4. Міняти цю форму ні в якому разі не можна, але є два способи, як її заповнювати. Організація має право вибрати той варіант, який для них зручніше.
Отже, перший спосіб це заповнення касової книги ручним способом. Книгу заводять на деякий проміжок часу. Період безпосередньо залежить від кількості операцій, які виконує організація. На всіх аркушах касової книги повинен стояти номер сторінки. Причому зроблено бути це повинно до початку роботи. Коли відома точна кількість всіх листів, керівник і головний бухгалтер завіряє їх особистим підписом. Потім її прошивають і опечатують за допомогою сургучною друку. Для цього використовують і мастичну друк. При такому методі використовують клей, у якого за основу взято рідке скло. Наносять такий клей два рази, щоб виключити можливість висмикнути лист.
Коли касова книга готова до роботи, приступають до її заповнення
При заповненні книги з вертикальним розташування рядків, вся інформація за один день поміщається на одній сторінці. У касовій книзі відображаються всі прибуткові і витратні матеріали. В кінці дня підраховується загальна кількість і виводиться залишок. Весь звіт касира розташований на наступному аркуші. І перший, і другий лист нумеруються однаково. Між цими листами кладуть копіювальний папір і пишуть кульковою ручкою. Другий примірник - відривається. Це і є звіт. Другий залишається в книзі. Коли робочий день закінчений, запис звіряється. Головний бухгалтер контролює всі записи.
Другим способом заповнити касову книгу, є електронний метод. Цей варіант дозволяється тільки тим, у кого в належному порядку зберігаються касові документи. В цьому випадку до початку робочого дня складається два документа: «Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира». Вони повинні містити всі реквізити. Ці листи повинні мати номер. Звіт листів ведуть з початку року, але в кінці кожного року і місяця, ставиться загальне число аркушів. Касир їх перевірять, підписує і зшиває. Так вони знаходяться у нього до кінця року. В кінці року підраховується загальна кількість аркушів, і ставиться підпис керівника та головного бухгалтера.
