Як писати лист офіційне
В епоху комп`ютерних технологій партнери все частіше спілкуються дистанційно, вважаючи за краще не витрачати час на особисті зустрічі і переговори. Тому не дивно, що робоче листування займає в житті сучасного менеджера важливе значення. Правильно її вести - завдання кожного офісного працівника.
1
Якщо по роботі вам доводиться спілкуватися з клієнтами або постачальниками, то, безсумнівно, вам часто доводиться писати офіційні листи. Це не так просто, як здається на перший погляд: ділове листування таїть в собі безліч підводних каменів, обійти які необхідно для збереження вашої репутації, як грамотного партнера. Якщо немає можливості пройти курс навчання мистецтву ділового листування, виконайте наступне правилам.
2
офіційне лист обов`язково повинно бути зареєстровано. Зробіть це перед початком його складання і поставте номер на відведений йому місце (як правило, у верхньому лівому кутку, під логотипом компанії, якщо такий є). У правому верхньому куті вкажіть адресата. Почніть з посади, потім поставте прізвище (або прізвища, якщо лист призначене кільком особам). Перераховувати посади слід в ієрархічному порядку, тобто спочатку йде, наприклад, директор, потім його заступник, потім - начальники служб і відділів.
Під іменами адресатів вкажіть посаду та ім`я відправника. Не забудьте: прийменник «від» не ставиться в даному випадку-це одна з поширених помилок! Далі вкажіть тему листа і дату його складання. Тема листа повинна давати зрозуміти, про що в даному документі буде говоріться- формулюйте її чітко і ясно.
Під іменами адресатів вкажіть посаду та ім`я відправника. Не забудьте: прийменник «від» не ставиться в даному випадку-це одна з поширених помилок! Далі вкажіть тему листа і дату його складання. Тема листа повинна давати зрозуміти, про що в даному документі буде говоріться- формулюйте її чітко і ясно.
3
Текст листа починається з звернення. Якщо воно адресовано одній особі, то звертайтеся по батькові або, як варіант, на прізвище: «Шановний пане Іванов». Ні в якому разі не дозволяйте в листі фамільярності, навіть якщо ви особисто знайомі з адресатом і перебуваєте з ним у відносинах «на короткій нозі». Пам`ятайте, що це офіційний документ, він підлягає підшивці в архів і може бути використаний в роботі навіть кілька років тому.
Сам текст листа повинен бути чітким і зрозумілим. Не розтікається «мислію по древу», не заповнюйте лист непотрібними подробицями, які не приводите загальновідомих фактів. Ніщо так не дратує, як порожня трата часу на читання документа, весь сенс якого можна було укласти в 4 пропозиції, а доводиться читати 4 листа. Свої пропозиції формулюйте коротко, зрозуміло, якщо потрібні пояснення - оформите їх у вигляді додатку і прикладіть до листа.
Сам текст листа повинен бути чітким і зрозумілим. Не розтікається «мислію по древу», не заповнюйте лист непотрібними подробицями, які не приводите загальновідомих фактів. Ніщо так не дратує, як порожня трата часу на читання документа, весь сенс якого можна було укласти в 4 пропозиції, а доводиться читати 4 листа. Свої пропозиції формулюйте коротко, зрозуміло, якщо потрібні пояснення - оформите їх у вигляді додатку і прикладіть до листа.
Корисна порада
Скористайтеся онлайн словником перед відправкою листа. Граматичні та пунктуаційні помилки не додадуть вам очок.
Статті за темою "Як писати лист офіційне"
Оцініть, будь ласка статтю