Щоб потрібний договір було легко знайти, заведіть книгу обліку. Привласнюйте документу номер і заносите його в цей журнал. Крім номера, вписуйте дату укладення договору. Запис в журналі повинна виглядати так: 1. договір №123ТП від 22.02.2011. В примітках можна вказати суть договору, коли того вимагає корпоративний стиль ведення документації.

Якщо в компанії існує кілька юридичних осіб, заведіть для кожного свою книгу обліку договорів. Застосовуйте в позначеннях умовні символи. Наприклад, договору ВАТ "Маша і ведмеді" записуйте як 123мм. А цінні папери від ЗАТ "Три порося" позначайте 123ТП. Номери присвоюйте по порядку, щоб не виникло плутанини.

Коли договір пройшов всі узгодження, підписаний у генеральних директорів обох сторін, поставлені печатки, його можна підшивати в папку. Вибирайте папки в жорсткій обкладинці - вони забезпечать документам збереження. Для кожної юридичної особи необхідний свій швидкозшивач.

Перед тим як підшити документ в папку, акуратно видаліть скріпку, що тримає листи. Візьміть дирокол і пробийте нові отвори. Вкладіть документ в папку і закріпіть його спеціальними вусиками. Відділити один договір від іншого чистим аркушем А4.

Підшивати договору можна й іншим способом. Для цього знадобляться прозорі файли. Кожен документ вкладайте в окремий файл і закріплюйте в папці.

Не зберігайте в одній папці занадто багато договорів - вони можуть пом`яти. Папка повинна легко закриватися, окремі листи не повинні стирчати назовні.

Для зберігання папок з договорами заведіть окрему полицю в шафі. На папці напишіть рік і юридична особа, якій належать документи. Це дозволить швидко знайти потрібні папери в разі потреби.

Папки з договорами трирічної давності немає необхідності завжди тримати під рукою. Розкладіть їх в картонні коробки, підписавши рік і юридична особа, на яке оформлені документи. Коробки відправте на склад. Вибирайте для зберігання сухе місце. Вологість згубна для паперу.

Заведіть журнал обліку рахунків-фактур. Вносьте туди всі номери документів, які збираєтеся підшивати. Найкраще робити це в електронному вигляді, в спеціальній програмі або в звичайній таблиці Excel. Впишіть номер документа (зазвичай він змішаний - цифровий і числовий) і його дату. Час від часу переносите дані на диски, щоб в разі поломки комп`ютера архів залишився в цілості й схоронності.

Заведіть кілька книг обліку рахунків-фактур, якщо в компанії існують не одну юридичну особу. Складаючи документ, відразу давайте йому відповідний номер. Застосовуйте умовні позначення. наприклад, фактури, оформлені для ВАТ «Золота антилопа», позначайте як 123-ЗА, а для ЗАТ «Падишах» як 123-П. Обов`язково вказуйте номер договору або угоди, до якого був складений даний рахунок.

Візьміть рахунок-фактуру, яку потрібно підшити. Проробіть дироколом два отвори. Вставте документ в папку. Використовуйте швидкозшивачі з щільними обкладинками, щоб цінні папери не пом`ялися. Чи не набивайте їх занадто щільно.

Другий спосіб зберігання - в файлових папках. Візьміть прозору обкладинку і вставте в неї рахунок-фактуру. Файл помістіть в швидкозшивач і закріпіть спеціальними утримувачами.

На кожну папку нанесіть умовні позначення. Помітьте, рахункифактури -якої юридичної особи там зберігаються. Напишіть період, за який зібрані документи.

рахункифактури старше трьох років відправте на склад. Складіть папки в картонні коробки, які легко пропускають повітря. Вкажіть на стінках кількість швидкозшивачів всередині і до якій юридичній особі вони відносяться. У програмі, в якій ви реєструєте документи, помітьте, які з них були відправлені на склад. У разі потреби завжди можна буде підняти архів і знайти потрібні папери.