Як присвоїти номер договору
Документи в більшості організацій зберігаються десятиліттями. Щоб цінні папери не загубилися і не пом`ялися, Підшивайте їх в папки з пластмаси або твердого картону. Перед цим обов`язково надайте кожному договору власний номер. Так буде легше знайти його в разі потреби.
1
Щоб легко знайти потрібний договір, виготовте книгу обліку. Візьміть товстий зошит в клітку. Пронумеруйте перший лист. Привласнюйте цінним папером номер і вписуйте його в цей журнал. Номер може складатися тільки з цифр, наприклад 345. Або ще букви - 123-ВД. Крім нього заносите дату, коли був укладений договір. Рядок в журналі повинна виглядати так: 1. договір №345-Ід від 23.03.2011. В примітках вкажіть суть угоди, якщо це потрібно з корпоративного стилю ведення документації.
2
Коли в організації існує не одна юридична особа, виготовте для кожного власний журнал обліку договорів. Для позначення застосовуйте умовні символи. Наприклад, документи ТОВ "Три медведі" записуйте як 456-ТМ. А договору від ВАТ "Вовк і Червона шапочка" позначайте 876-ВКШ. Номери повинні йти в зошиті по порядку, щоб не було плутанини.
3
Навіть якщо кожен підрозділ компанії займається оформленням і узгодженням документів, книга обліку договорів повинна бути одна. інакше номера документів будуть повторюватися, що внесе в діяльність фірми розлад. Доручіть секретарю або завідувачу канцелярією вести цей журнал. Бережіть співробітникам друк і не підписуйте документ у генерального директора до тих пір, поки йому не присвоєно ідентифікаційний номер.
Зверніть увагу
Папки з документами п`ятирічної давності немає необхідності завжди мати під рукою. Щоб вони не займали місце в шафі, розкладіть їх по картонним коробкам, підписавши рік і назва юридичної особи, на яке вони оформлені. Коробки помістіть на склад.
Корисна порада
Якщо договорів накопичилося багато, розкладіть їх по швидкозшивачі. Папки розділіть з дати підписання документів або по юридичних особах. Кожен договір вкладіть в файл і закріпіть. Чи не набивайте швидкозшивач щільно, листи можуть пом`яти.
Статті за темою "Як присвоїти номер договору"
Оцініть, будь ласка статтю