Як упорядкувати договори про поставку товару
Документація підприємства повинна міститися в порядку. Щоб можна було легко знайти потрібний договір поставки товару серед інших ділових паперів, варто завести під них окрему полицю або папку. Але не тільки. самі договори теж необхідно впорядкувати.
1
Зберіть всі договори, які ви хочете привести в порядок, і оціните їх. Зверніть увагу на те, як часто вони полягають і з якими партнерами. Це допоможе вам вибрати спосіб класифікації документів.
2
Якщо партнерів багато, більше підійде спосіб упорядкування договорів за датою їх укладення. У тому випадку, коли протягом тривалого періоду договори укладаються з одними і тими ж фірмами, їх можна згрупувати в окрему категорію (папку) по контрагентам. А в деяких випадках досить просто розташувати договори в алфавітному порядку за назвами фірм-партнерів.
3
Який би із способів ви не вибрали, не забувайте, що об`ємні папки дуже незручні у використанні. Перегляньте договори і приберіть із загальної стопки ті, термін дії яких закінчився. Заведіть під них окрему папку. До таких договорів найчастіше звертаються тільки від випадку до випадку, в повсякденній роботі вони не потрібні.
4
Маючи в своєму розпорядженні договори в хронологічному порядку, дотримуйтеся загальних принципів ведення і зберігання документації. У тих папках, якими часто користуються, нещодавно укладені договори розташовуються зверху. Знизу знаходяться документи з більш раннім терміном створення. При підшивці в архів, навпаки, зверху повинен знаходитися перший, а знизу - найостанніший укладений договір.
5
Використовуйте маркери, ярлики, закладки та інші канцелярські товари, щоб візуально відокремити одну категорію від іншої. Слідкуйте за тим, щоб такі роздільники явно виділялися в папці. Це значно полегшить пошук потрібних документів.
6
Після того як всі договори поставки товарів будуть розкладені в папці відповідним способом, обов`язково складіть реєстр документів. Винесіть його на обкладинку або вкладіть в папку поверх всіх договорів. Залиште в реєстрі порожні рядки. Вкладаючи новий договір, вносите інформацію про нього до Державного реєстру.
Статті за темою "Як упорядкувати договори про поставку товару"
Оцініть, будь ласка статтю