Як зберігаються банківські документи в організаціях
Документи з банку, що знаходяться в організації, підтверджують проведення грошових операцій і відображаються в бухгалтерському обліку. Місцем їх зберігання є бухгалтерія, працівники якої можуть розділити всі папери за видами в окремих папках в розрізі по рахунках і банкам. Якщо у підприємства є кілька розрахункових рахунків, то для кожного заводять окрему папку, якщо валютна - то на обкладинці і корінці вказується валюта рахунку. Для обліку виписок по кожному рахунку використовується хронологічний порядок. Кожна виписка має підшивку, що складається з платіжних документів і обгрунтувань для платежу на кожен операційний день.
Для оплачених рахунків заводиться окрема папка. Документи валютного контролю зберігаються в окремих папках, де можна знайти всю інформацію по роботі з валютними рахунками. Йдеться про паспорти угод, довідках-підтвердження виконаних робіт або послуг, довідках про валютні операції і інших. Якщо обсяги документації невеликі, буде досить реєстрів із зазначенням номера документа, суми і його дати.
Як зберігаються документи в комерційних банках
У даних інститутах зберігаються документи, що підтверджують фінансово-господарську діяльність банку і розрахунково-платіжні документи клієнтів. Відповідальність за них лежить на керівника і головного бухгалтера. Зберігання підлягають документи як паперової, так і електронної форми. Паперові знаходяться в спеціальному сховищі, для доступу до якого потрібно отримати спеціальний дозвіл. На дозволі повинна стояти підпис головного бухгалтера або його заступника.
Підшивка меморіальної документації здійснюється щодня, для цього заводиться окрема папка, в якій документи зберігаються так само в хронологічному порядку. Добіркою займається співробітник, який відповідає за правильне формування фінансової документації. Інші папки складаються з касових фінансових паперів і паперів, що відображають інформацію за вкладами клієнтів. В окремі папки підшиваються документи, що містять інформацію про операції з дорогоцінними металами.
Необхідність розміщувати окремі види документів в різні папки викликана тим, що у кожного паперу свій термін зберігання. Це стосується і зберігання документів в електронному вигляді. Для знищення документів з простроченим терміном зберігання збирається спеціальна комісія, члени якої переглядають кожен папір, а після заповнюють спеціальний акт, який підтверджує, що знищення були піддані документи з простроченим терміном зберігання.
