Як зберігати рахунки-фактури
Ведення бухгалтерського обліку зобов`язує зберігати первинну документацію, яка може знадобитися під час податкової перевірки або при необхідності звірки розрахунків. Зберігання рахунків-фактур проводиться за відповідним журналу обліку, який встановлюється п.3 ст.169 Податкового кодексу РФ. Правила ведення даного журналу визначаються Постановою Уряду РФ №914.
1
Заведіть для підприємства два журнали обліку, один для зберігання отриманих рахунків-фактур, а другий - для виставлених. Законодавством не передбачено типової форми даного документа, тому його необхідно розробити самостійно. Сформуйте таблицю, в яку будуть заноситися дані про рахунках-фактурах.
2
Необхідно, щоб була графа з датою отримання, датою створення та номером рахунку-фактури, найменуванням продавця або покупця. Також в окрему графу повинна вноситися сума за рахунком і нараховані ПДВ, а також вказівку розрахункового документа. Прийміть в обліковій політиці підприємства розроблений регістр з обліку рахунків-фактур. Для цього видається відповідний наказ.
3
Пронумеруйте і прошнуруйте журнали обліку рахунків-фактур. Визначте період формування документа самостійно. Якщо журнал ведеться за допомогою комп`ютерної програми, то його необхідно роздрукувати після закінчення звітного періоду на паперовий носій, прошнурувати і скріпити з відповідними рахунками-фактурами.
4
Зберігайте і враховуйте в журналі обліку отримані і виставлені рахунки-фактури. Фіксуйте дані документа в журналі на фактичну дату надходження від контрагента. Таким чином, ви уникнете непорозумінь, які виникають з податкових органами під час пред`явлення ПДВ до відрахування за даними рахунків-фактур. Мінфін РФ відзначає, що ПДВ необхідно приймати до відрахування в тому податковому періоді, коли відбулося фактичне одержання підприємством документа.
5
Вставляйте рахунки-фактури в журнал обліку за допомогою діркопробивача або спеціальних тримачів. Можна використовувати швидкозшивачі з щільною обкладинкою, щоб не пошкодити цінні папери. Вкажіть на папці дані про підприємство, якому належать зберігаються документи, а також період ведення. Після закінчення трьох років, журнал обліку рахунків-фактур відправляється на склад або в спеціальне сховище. При цьому обов`язково використовуйте картонні коробки з хорошою вентиляцією, щоб уникнути появи цвілі і пошкоджень документів.
Рада 2: Як зберігати рахунки
рахунки за комунальні послуги та інші квитанції про їх оплату краще зберігати протягом трьох років. Саме стільки часу становить термін позовної давності у цивільних справах. І якщо вас звинуватять в тому, що вами нібито не був оплачений той чи інший рахунок, ви зможете легко спростувати це твердження, пред`явивши потрібні документи.
Вам знадобиться
- - файл або папка для кожного типу рахунків;
- - місце для їх зберігання (стіл, тумбочка, комод, шафа або сейф - на ваш вибір в залежності від наявної в квартирі меблів).
Інструкція
1
Заведіть окрему папку або целофановий файл для кожного типу рахунків: за послуги керуючої компанії, опалення, світло, телефон, воду, газ (в залежності від того, за які послуги вони виставляються окремо), повідомлень банку про черговий платіж (для кожного кредитного продукту окремо , якщо користуєтеся декількома) і ін.
Відведіть для папок або файлів з рахунками окреме місце: ящик столу або комода, полку в шафі і т.п., де завжди зможете їх знайти при необхідності.
Відведіть для папок або файлів з рахунками окреме місце: ящик столу або комода, полку в шафі і т.п., де завжди зможете їх знайти при необхідності.
2
рахунки складайте в папку або файл в хронологічному порядку.
3
Не буде зайвим передбачити окрему папку або кілька для неоплачених рахунків. Головне тільки не забувати переміщати їх в потрібну відразу після оплати.
4
Після оплати рахунку кладіть його в папку разом з квитанцією або чеком, що підтверджує внесення вами зазначеної в ньому суми. Ще краще прикріпити цей документ до рахунку за допомогою степплера.
Цей комплекс простих заходів дозволить вам уникнути плутанини з паперами і при необхідності легко і швидко знайти потрібний рахунок.
Цей комплекс простих заходів дозволить вам уникнути плутанини з паперами і при необхідності легко і швидко знайти потрібний рахунок.
Статті за темою "Як зберігати рахунки-фактури"
Оцініть, будь ласка статтю