Як планувати робочий день керівника
Одна з стоять перед керівником завдань - раціональне планування свого робочого дня. Неможливо збільшити кількість годин у добі, тому при розподілі часу потрібно правильно розставляти пріоритети, визначати цілі і завдання на кілька днів вперед. Грамотне планування робочого дня допомагає звільнити час для вирішення більш важливих творчих завдань.
Вам знадобиться
- - щоденник;
- - стандартний розпорядок дня керівника;
- - перелік поточних заходів за участю керівника.
Інструкція
1
Визначте свій стандартний розпорядок дня. Деякі заходи можуть повторюватися день у день, інші носять разовий характер. Сформулюйте плани на найближчий тиждень і місяць. Розставте очікувані заходи в порядку значимості. У підсумку ви повинні отримати перелік завдань, що розташовуються в певній ієрархії.
2
Включіть в розпорядок дня ті заходи, які містяться в планах роботи організації або підприємства на квартал, півріччя та рік. Зберіть по відділах і структурних підрозділах відомості про контрольні та перевірочних заходах, в яких ви повинні взяти безпосередню участь.
3
Якщо заплановані заходи призначені на конкретний час, згрупуйте їх і внесіть в робочий щоденник в порядку черговості проведення. Зробіть позначку про ступінь важливості тієї чи іншої зустрічі, наради або переговорів. Розставляючи пріоритети, керуйтеся своїми головними функціями. Дайте доручення помічникові або секретарю нагадувати вам про найбільш важливих заходах завчасно, а не в останній момент.
4
Подбайте про те, щоб плановані заходи не накладалися за часом один на одного. Якщо для участі в нараді або ділової зустрічі потрібно виїзд за межі установи або офісу, внесіть в плани час, необхідний на дорогу.
5
Залиште в графіку час на інші види незапланованої ділової активності. Навіть невеликий часовий проміжок дозволить уникнути поспіху і запобіжить багато непорозумінь. Передбачте в розпорядку дня також час для відпочинку і прийому їжі.
6
Доведіть свій розпорядок дня до свого помічника. Вимагайте від секретаря регулярно сповіщати вас про зміни в планах заходів, що відбуваються з об`єктивних причин. Отримавши від помічника значиму інформацію, тут же вносите поправки в щоденний розпорядок.
Рада 2: Як планувати день керівника
Планування і організація робочого часу - важлива складова ефективної роботи на будь-якій посаді. У випадку ж з посадою керівника, важливість попереднього планування зростає ще більше, тому необхідно дуже ретельно підходити до цього питання.
1
Керівник може планувати свій час сам або повністю або частково делегувати цю функцію секретаря-референта. У будь-якому випадку, без взаємодії з секретарем не обійтися, так як саме він займається підготовкою і організацією зустрічей, матеріалів до нарад, приймає вхідні дзвінки. Більш того, секретар зазвичай тримає в голові всі відомі йому плани керівника і намагається їх розподілити по робочому часу, тому дуже важливо своєчасно сповіщати секретаря про зміни в своїх планах.
2
Але не варто сподіватися виключно на секретаря, важливо самому навчитися розподіляти свій час так, щоб встигнути зробити все заплановане. Хорошим способом є аналіз кожного минулого години із з`ясуванням, що саме було зроблено, і скільки часу на це пішло. Необхідно також виділити для себе основні глобальні завдання на посаді керівника, і основний робочий час присвячувати саме їх вирішення. У будь-якому випадку найбільш важливі завдання слід вирішувати в першу чергу, так як відомо, що за перші 20% робочого дня вирішується 80% поточних завдань, а решту часу витрачається лише на 20% роботи.
3
Не дозволяйте випадковим подіям перекреслити ваш графік. Краще заздалегідь закласти на них деякий час в планах, це дозволить вам з більшою ймовірністю встигнути виконати основні завдання. Плануючи зустрічі, заходи, наради, конференції виходите з реального часу, яке вони зажадають з урахуванням підготовки, попереднього знайомства з матеріалами, спонтанних обговорень і питань. Намагайтеся розносити такі заходи за часом, щоб початок наступної зустрічі не впиралося в закінчення попередньої, оскільки в такому випадку ви часто будете змушені або спізнюватися, або комкать фінал.
4
В обов`язки секретаря часто входить попереднє планування на день і тиждень, з урахуванням надійшли дзвінків, пропозицій, запрошень. Бажано в кінці робочого дня обговорювати з секретарем його уявлення про вашому графіку, вносячи в нього корективи. Ще краще робити це в другій половині дня, щоб секретар мав можливість внести зміни, зробити дзвінки з пропозицією перенести ту чи іншу подію. Постійний контакт з секретарем повинен стати звичкою, адже його графік безпосередньо залежить від вашого, а багато заходів вимагають попередньої підготовки з його боку.
5
Аналізуйте минулі робочі дні з точки зору ефективного розподілу свого часу. Можливо, ви побачите рішення, які дозволять вам встигнути більше, наприклад провести кілька зустрічей в одному районі або об`єднати якісь заходи. Робіть записи про що відбулися і планованих події в щоденнику.
Статті за темою "Як планувати робочий день керівника"
Оцініть, будь ласка статтю
Ще статті розділу