Складіть гарантійний лист на фірмовому бланку або поставте кутовий штамп із заповненими реквізитами компанії (назва, форма власності, банківські реквізити та фактична адреса). Зареєструйте лист як вихідний документ. У правому верхньому куті вкажіть реквізити адресата (повне найменування організації, посада та ПІБ керівника).

Лист може містити прохання про постачання або виконання послуг і гарантувати їх своєчасну оплату. У такому випадку воно буде починатися словами "просимо виконати" і останнім пунктом повідомляти "Оплату гарантуємо". Для листа, що містить тільки гарантію оплати, початок буде "гарантуємо оплату".

Далі перерахуйте товари або послуги, які і стали предметом для укладення двостороннього договору. Вкажіть суму угоди цифрами і прописом, а також терміни сплати зазначених сум. В кінці документа в обов`язковому порядку вкажіть повне найменування, банківські реквізити для перерахувань і юридичні адреси кожної зі сторін.

Передайте лист на підпис керівнику. У деяких випадках підписують ще й у головного бухгалтера. Завірте їх підписи печаткою.

Насправді гарантійний лист не забезпечує достатньо надійних юридичних гарантій угоди, тому ваше завдання - щоб воно викликало довіру партнера і служило підтвердженням вашої сумлінності. Не тільки змістом, а й оформленням воно повинно відрізнятися від звичайної записки з проханням відвантажити товар під гарантії. Йому необхідно надати вигляду більш надійного забезпечувального механізму.

Складіть документ найбільш повно. Він пишеться на бланку вашої організації, в якому вказані всі її реквізити: повне найменування, юридична адреса, факси і телефони для зв`язку, адреса електронної пошти. І найголовніше - банківські реквізити, місце розташування банку, в якому обслуговується ваша організація, і номер розрахункового рахунку, з якого буде здійснюватися перерахування грошей.

Зазвичай текст такого листа досить короткою: «Просимо вас відвантажити нам то-то і те-то, або виготовити то-то і те-то. Оплату гарантуємо термін до ».

Для переконливості ваших намірів додайте до тексту застереження, що предпоставка товару буде розглядатися як факт надання комерційного кредиту з усіма наслідками, що випливають звідси наслідками: нарахування штрафів і пені за кожний день прострочення. Вкажіть відсоток, який ви призначите в даному випадку. У тому випадку, якщо такої фрази в вашому листі не варто, то в разі невиконання вами зобов`язань по оплаті, з вас можуть зняти тільки 0,036% від суми прострочених зобов`язань за кожен прострочений день. Сума пені за користування чужими грошовими коштами обумовлена ст. 395 ГК РФ.

Підпишіть гарантійний лист керівником підприємства або організації, а також головним бухгалтером (якщо ви - юридична особа), дайте розшифрування кожного підпису. Такий лист досить переконливо і дозволить вашому партнерові не сумніватися в надійності ваших гарантійних зобов`язань.